Документооборот в организации: каким он должен быть в 2022 году. Пошаговая инструкция по организации потока документов от А до Я. Нюансы и подводные камни

Хороших доходов всем новым и постоянным читателям сайта 50baksov.ru!

Все что нужно знать про документооборот в организациях

Чтобы управлять любой компанией, нужно оперативно и на высоком уровне обрабатывать имеющиеся документы. При этом имеется в виду перемещение документации по всем путям следования: с момента составления до попадания в архив. Совокупность всех действий, связанных с обработкой входящей документации, называется документооборот в организации, о нём и пойдёт речь ниже.

Документы — это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

Документооборот — это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия.

Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Характеристика информационной подсистемы управления

Важнейшая особенность процесса управления заключается в его информационной природе. В управляющей системе на основе тщательного изучения и анализа информации о задачах, которые ставит перед собой организация, о состоянии управляемого объекта, тенденциях его развития, о смежных производствах, научно-технических разработках о составе коллектива, формах организации его труда и т. д. создается информационная модель будущего состояния объекта и обосновываются условия и этапы ее реализации, т. е. принимаются решения по преобразованию объекта.

Организация реализации принятых решений проводится через систему методов воздействия на работников с использованием информации о ходе выполнения принятых решений (обратная информация). Чем точнее и объективнее информация, находящаяся в распоряжении системы управления, чем полнее она отражает действительное состояние и взаимосвязи в объекте управления, тем обоснованнее поставленные цели и реальные меры, направленные на их достижение.

Так как руководитель в своей работе опирается на информацию о состоянии объекта и создает в результате своей деятельности новую командную информацию с целью перевода управляемого объекта из фактического состояния в желаемое, то информацию условно считают предметом и продуктом управленческого труда.

Информация как элемент управления и предмет управленческого труда

Информация должна обеспечить качественное представление о задачах и состоянии управляемой и управляющей систем и обеспечить разработку идеальных моделей желаемого их состояния.

Информационное обеспечение — это часть системы управления, которая представляет собой совокупность данных о фактическом и возможном состоянии элементов производства и внешних условий функционирования производственного процесса и о логике изменения и преобразования элементов производства. При характеристике информации в системе управления выделяются две ее части:

• первичные элементы информации (данные), которые могут быть присущи всем объектам определенного класса и различаются лишь количественным выражением;
• схемы классификационных связей, которые отражают логику изменений в производственном процессе и обосновывают направления преобразования информации (информационной модели)

Они в большей мере связаны со спецификой объекта. Это позволяет выделить два уровня характеристик информационного обеспечения:

• элементный, т. е. совокупность данных, характеристик, признаков;
• системный, т. е. воспроизводящий взаимосвязи и зависимости между классификационными группами информации, реализуемый в виде информационных моделей.

При элементной характеристике информации изучаются состав информации, форма и виды носителей, их номенклатура. При характеристике информационной системы исследуются движение информационных потоков, их интенсивность и устойчивость, алгоритмы преобразования информации и соответствующая этим объективным условиям схема документооборота.

Совокупность информации, регистрируемой, передающейся и перерабатывающейся в системе управления, должна отражать все разнообразие фактических и возможных состояний, наблюдаемых и регулируемых системой управления.

Характеризуя информацию как предмет труда в процессе управления, необходимо учесть ряд ее особенностей. Прежде всего, информация—это предмет труда длительного пользования. При использовании она не теряет своих потребительских свойств, хотя и входит в состав готового продукта (управленческого решения), составляя его субстанцию.

Такая особенность информации предлагает определенную специфику ее формирования. Наибольший объем работ и затрат связан с первоначальным созданием информационных массивов — банков данных. В последующем данные этих банков периодически обновляются, корректируются, но продолжают использоваться.

Поскольку содержание банков данных может быть использовано для разных подсистем и даже разных объектов управления, они могут быть в значительной мере централизованы.

Информация относится к предметам труда особого рода также потому, что она способна к саморазвитию

Количественное накопление информации дает возможность более четко установить тенденцию развития управляемого объекта и выявить новые связи между отдельными классификационными группами информации. Это позволило в качестве одного из важнейших принципов построения информационной системы сформулировать получение максимума производной при минимуме исходной информации .

Старение информации в ряде случаев связано с потерей ее ценности для конкретных условий и целей, но она может быть омоложена и вновь приобретает ценность с изменением условий. Определенную полезность сохраняет даже ретроспективная информация как база для анализа динамики.

Информация должна быть подготовлена к использованию. В зависимости от степени ее подготовленности может быть выделена:

• первичная информация как набор данных, показателей, описывающих отдельные стороны процесса и его элементов;
• вторичная информация, прошедшая определенное упорядочение и классификацию для получения целесообразной производственной информации;
• информационные модели отдельных элементов и локальных процессов, описывающие статическое состояние объекта;
• информационные модели динамики, характеризующие изменение отдельных элементов и процессов;
• интегрированные информационные модели, описывающие определенные решения и имеющие активную направленность.

Первые две степени являются прерогативой информационной службы; третья и четвертая связаны с деятельностью определенных функциональных подразделений; последняя группа моделей пользуется руководителем.

Решения являются идеальным описанием желаемого состояния объекта и методов достижения этого состояния. Они представляют собой продукт ограниченного применения, так как направлены на конкретный объект в четко описываемых условиях. Качество решения как готового продукта проявляется опосредованно, в деятельности объекта, на который данное решение направлено.

При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые решения.

Необходимо отметить, что основным видом информации, циркулирующей на предприятиях (объединениях), является информация, организующая производственные и технологические процессы и реализующая методы управления этими процессами.

Разработка конструкторской и технологической документации, создание и поддержание в актуальном состоянии нормативной базы, планирование, учет и оперативное управление производственными процессами создают на предприятиях (объединениях) мощный поток производственно-экономической информации. Она может быть директивной или распорядительной, производственно-экономической или общественно-воспитательной и т. п.

Под экономической информацией понимают информацию, которая возникает при подготовке и в процессе производственно-хозяйственной деятельности предприятия (объединения) и управления этой деятельностью.

В процессе организации информации принципиальное значение имеет расчленение ее на условно-постоянную, выполняющую роль нормативно-справочной, и переменную. Оба эти вида информации на основе анализа классификационных связей организуются во взаимосвязанные блоки (модели), которые могут быть описывающими, т. е. характеризующими процесс в статике или динамике, компонентами, отражающими определенную типовую ситуацию.

Параметры документооборота подразделяют на качественные и количественные

К качественным параметрам документооборота относятся:

• характеристика документооборота, которая зависит от системы информационного обеспечения (автоматизированного, традиционного и смешанного типов);
• разделение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки;
• основные характеристики документооборота как пространственного организационного процесса (маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота)
• параметры, характеризующие особенности наполнения системы управления информацией (состав и содержание документов, включенных в документооборот; направленность движения документов; периодичность документооборота).

К количественным параметрам документооборота относятся:

• показатели объема документооборота;
• показатели времени документооборота.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) пунктами обработки информации, т.е. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока — документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% — заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Маршрут движения документов – путь, который проходит документ в определенном направлении, включая все этапы и инстанции на этом пути от создания документа (или получения) до подшивки его в дело. Маршрут зависит от: состава и содержания документов, степени регламентации, функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями, принятой в организации технологии работы с документами.

Показатели объема документооборота

Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период (год, квартал, месяц, день).

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние – по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается 1 раз. Результат всех расчетов оформляется в виде справки.

Продолжительность документооборота – скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота или время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.

Правильное ведение документооборота

Документоoборот в торговой организации должен осуществляться по правилам, указанным в учетной политике фирмы. Правильное движение документов важно для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.

Формирование документооборота в торговой компании — это обязанность руководителя. Вместе с учетной политикой он должен утвердить:

• формы первичных неунифицированных документов;
• формы документов, предназначенных для внутренней отчетности;
• технологию для обработки учетных данных.

При определении правил документооборота важно иметь ввиду размеры компании, внутреннюю структуру организации, частоту хозяйственных операций. Должны быть учтены требования законодательства и Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено Министерством финансов от 29.07.83 № 105).

Основные этапы документооборота

Любой первичный документ в бухгалтерском учете имеет свой путь движения. Несмотря на это, можно выделить общие этапы движения всех первичных документов:

• создание или прием документа;
• предоставление его в отдел бухгалтерии (бухгалтерскую службу);
• проверка, обработка, внесение информации в бухгалтерский регистр;
• отправка документов в архив.

Чтобы ведение документооборота в организации осуществлялось своевременно, составляют график. При его разработке нужно учитывать:

• количество подразделений, исполнителей, имеющих отношение к движению каждого документа;
• минимальное время, в течение которого документ находится в подразделении.

Для оформления каждой операции торговые компании должны использовать первичные документы установленной формы. Если нужно использовать документы не унифицированного вида, в них указывают обязательные реквизиты.

Как происходит документооборот в торговой организации

Торговая деятельность включает две основные хозяйственные операции: прием товара и реализацию товара. В соответствии с каждой из них оформляется свой перечень документов.

Прием товара

Товар поступает в компанию с различными товаросопроводительными документами (выбор формы зависит от условий поставки и правил транспортировки груза). К ним относят:

• накладную (обычно оформляется ТОРГ-12);
• акт о приемке товаров ТОРГ-1;
• товарно-транспортную накладную № 1-Т (при использовании автотранспорта);
• железнодорожную накладную;
• счет или счет-фактуру.

При поступлении товаров покупатель должен проверить груз. Если установлена разница по качеству или количеству, то составляются:

• акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (Торг-2);
• акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке импортных товаров (ТОРГ-3).

Акты с приложениями направляются в отдел бухгалтерии организации. Далее обычно составляется претензионное письмо.

Продажа товара

Для оформления отпуска товара используется унифицированная форма ТОРГ-12. Товарную накладную выписывает бухгалтер или уполномоченное лицо. В обязательном порядке документ должен содержать:

• номер и дату накладной;
• наименование, адрес, телефон и факс, реквизиты банка, работающего с грузополучателем и поставщиком;
• должности и подписи лиц, производивших отгрузку. Подписи должны быть расшифрованы.

Если доставка товара производится продавцом, нужно составить товарно-транспортную накладную 1-Т.

Для правильного ведения документооборота в организации важно учитывать, какую торговлю осуществляет фирма — оптовую или розничную. Каждая из них имеет свои нюансы. Например, при розничной торговле компания обязана иметь контрольно-кассовый аппарат.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где осуществляется их проверка:

• на законность операции — если главный бухгалтер посчитал, что документ оформлен неправильно, он должен довести это до сведения руководителя фирмы;
• на правильность заполнения — если документ оформлен неправильно, он не имеет юридической силы.

После этого бухгалтер группирует документы, проверяет расчеты, выполняет таксировку и контировку. Документы помечают, чтобы не использовать второй раз. Для отражения всех хозяйственных операций специалисты ведут бухгалтерские регистры. По истечении срока обязательного хранения документы перемещают в архив.

Документооборот – новая жизнь организации!

Перечислим основные принципы работы с документами в обычной компании:

1. Входящие и исходящие документы ни как не регистрируются, а если регистрируются, то в бумажном журнале.

Случай 1 – не регистрируются. Ни кто не может ответить на вопросы:

• Приходил ли документ в компанию или нет?;
• Все помнят, что приходил, но никто не помнит, кому отдали;
• Отправляли оригиналы документов контрагенту или нет?
• И т.д.

Случай 2 – регистрируются в бумажном журнале. Давайте попробуем найти нужную нам запись, если прошел месяц, а если год…
Результат – не можем найти подписанные накладные, акты оказания услуг для истребования дебиторской задолженности!

2. Электронные документы (внутрифирменные приказы, служебные записки, однотипные договора и т.д.) составляются каждый раз заново без использования шаблонов  или у некоторых сотрудника наработки (шаблоны) есть, а у остальных нет.

Результат из практики:

• В документах для контрагентов часто допускаются ошибки в реквизитах, и они возвращаются не подписанными;
• Нет утвержденного внутрифирменного стиля составления документов, что говорит о статусе компании;
• Новым сотрудникам тяжело начинать работать, так как приходится постоянно обращаться к коллегам за образцами документов;
• И т.д.

3. Электронные документы хранятся на компьютерах пользователей или в личных папках на сервере.

Результат:

• Сложно найти нужный документ
• При увольнении недобросовестный сотрудник может удалить важные документы;
• Сложно настроить различные права доступа к документам. Обычно создаются отдельные папки для определенных групп сотрудников, но это не всегда удобный вариант.

4. Если документы требуют согласования, то их в бумажном виде начинают передавать ответственным за согласование сотрудникам.

Результат:

• Тратится большое количество бумаги;
• Сотрудники тратят рабочее время на «хождения по кабинетам»;
• В документ по замечаниям вносятся корректировки, и предыдущие версии чаще всего не сохраняются;
• Новые сотрудники тратят много времени на изучения цепочек согласования. (это в том случае, если эти цепочки где-то описаны, а чаще всего описаний просто нет!)

5. Контроль исполнения заданий, поручений ведется с помощью «старого доброго» ежедневника.

Результат:

• Записей в ежедневнике может быть много и контролировать не всегда удобно;
• Бывают задания с длительным сроком исполнения и тогда контроль над ними усложняется;
• С ежедневником может просто, что-то случится!
• И т.д.

Можно еще долго перечислять методики ведения документооборота в компаниях, но думаю, и всего вышеперечисленного будет достаточно.
Все вышеперечисленные и многие другие задачи помогают решать системы электронного документооборота. На нашем рынке таких систем множество. По оценкам экспертов большинство систем очень схожи, по своему базовому функционалу.
Наша компания предлагает для внедрения систему – 1С: Документооборот.

Множественные состояния документов

Входящие, исходящие и внутренние документы могут находиться одновременно в нескольких состояниях, например, Согласован, Утвержден, Зарегистрирован. Таким образом, видно полное текущее положение документа в его жизненном цикле.

Имеется пять групп состояний – состояния согласования, состояния утверждения, состояния рассмотрения, состояния регистрации, состояния исполнения. Таким образом, документ может иметь одновременно до пяти состояний (одно из каждой группы).

Полное состояние выводится в карточке документа, в списке документов и в некоторых отчетах.

Состояния изменяются автоматически (процессами) либо вручную. Для изменения состояния вручную используется отдельная форма, которая открывается по кнопке выбора в поле Состояние в карточке документа. В данной форме также показывается, когда было изменено состояние и кто его изменил (пользователь или процесс).

Доступность полей по состоянию устанавливается по правилу: если документ содержит состояние, которое разрешает какое-то действие или поле, то оно будет разрешено в итоге. Исключение составляет состояние Зарегистрирован. Если оно установлено, то документ блокируется от изменения независимо от остальных состояний.
В версии Проф документ единовременно может иметь только одно состояние.

Штрихкодирование документов

Этот функционал предназначен для ускорения поиска документов в информационной базе. При этом Вы можете автоматически считать штрих-код с бумажной копии документа, или ввести номер штрих-кода вручную, после чего «1С:Докментоборот 8 КОРП» выполнит поиск документа.

Штрих-код программа присваивает всем документам в автоматическом (фоновом) режиме, однако, при необходимости, есть возможно ввести «внешний» штрих-код (например, в случае если у вас входящий документ и на нем уже есть штрих-код).

Из любой карточки документа у Вас есть возможность распечатать штрих-код на обычной бумаге или наклейке.

Принятие задач к исполнению

«Задачи» в программе используются для выстраивания коммуникаций между пользователями, а также с помощью их работает автоматизация бизнес процессов. Наличие в программе возможности пользователю сделать для конкретной задачи отметку о том, что задача «Принята исполнению» необходимо для решения как минимум двух вопросов:

• Первое, известить всех остальных пользователей (включая постановщика задачи), о том, что работа начата;
• Второе, в случае если задача была адресована не конкретному пользователю, а группе пользователей (например, задача адресована для роли «Юристы»), тогда с помощью этого функционала «красиво» реализуется так называемый «захват» задачи на выполнение.

Настройка и использование условий маршрутизации

Эта возможность добавляет программе существенную гибкость в вопросах связанных с настройками шаблона выполнения бизнес-процесса. Допустим, мы настраиваем шаблон бизнес процесса согласования договора поставки. Нам необходимо реализовать следующую схему согласования.

Если сумма договора менее 100 000 рублей в согласовании участвует только исполнитель с ролью «Юрист», а если более 100 000 рублей, тогда в цепочку согласования включается еще исполнитель с ролью «Бухгалтер». В данном примере, именно возможность «Условной маршрутизации» позволяет реализовать такую схему работы стандартными возможностями программы.

Периодические бизнес-процессы

Функционал позволяет запускать на исполнение большое количество бизнес-процессов с заданной периодичностью (день, неделя, месяц). Наличие этой функции позволит сократить время на «запуск» процессов и избавит от проблем связанных с «человеческим фактором» и «плохой памятью».

Остановка бизнес-процессов

В случае необходимости и наличия соответствующих прав, пользователь может остановить выполнение не актуального бизнес-процесса. После остановки все задачи бизнес-процесса снимаются с выполнения. Через некоторое время процесс может быть снова запущен.

Категоризация данных

С помощью категоризации Вы сможете для любого документа или файла в программе определить принадлежность к нужной категории. Это можно сделать как в ручном режиме, так и автоматически (нужно настроить правила для автоматического подбора категорий).

На основании категорий можно настроить схему полномочий доступа пользователей программы к документам и файлам. Категории создаются вручную в специальном справочнике. Например, с помощью категорий можно разделять виды договоров – трудовые, лизинг и т.д. Категории – это еще одно средство для разделения документов

Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

В программе предусмотрен поиск файлов и документов по их реквизитам, например по номеру, дате, виду документа, дата регистрации и прочее. Функция расширенного поиска дает возможность пользователю выполнять поиск с произвольными условиями и всевозможными логическими объединениями.

Перенос сроков выполнения задач

При наличии данного функционала в программе у исполнителя есть возможность при необходимости отправить автору задачи запрос на перенос срока. Процесс согласования нового срока выполнения задачи разделен на следующие этапы:

• создание нового запроса на перенос сроков по задаче;
• согласование запроса автором задачи;
• ознакомление с результатами согласования;
• анализ переноса срока.

Рабочий стол руководителя

Специализированный инструмент, специально разработанный для лиц, которые выдают и контролируют выполнение поручений. С рабочего стола руководителя, у пользователя есть доступ к созданию, рассмотрению, согласованию и утверждению задач.

Рабочий стол руководителя, в том числе ориентирован для работы в программе через интернет на мобильных устройствах, например iPad.

Комплексные процессы

Комплексные бизнес-процессы – это возможность создавать шаблоны процессов путем комбинации простых/типовых процессов, например таких как:

• согласование;
• поручение;
• ознакомление;
• и т.п.

Проекты как инструмент управления

Проекты — специализированный инструмент, с помощью которого можно планировать и управлять проектными работами. Проект в программе может быть использован как универсальная аналитика практически для всех видов объектов, что в последствии позволяет выполнять анализ данных в программе с детализацией до проекта.

Учитывая все вышесказанное, мы считаем, что даже для небольшой компании система электронного документооборота – это необходимость!