Парафирование договора: что это такое простыми словами? Как в 2022 году проходит процедура парафирования документации от А до Я? Пошаговая инструкция для чайников

Доброго времени суток, уважаемые читатели проекта 50baksov.ru!

Что такое парафирование договора простыми словами (2022 год)?

Договориться иногда бывает сложно. Даже, если это два человека, прийти к однозначному решению порой так трудно! Что же говорить, когда пытаются договориться две организации? Или даже две страны? А если две разные политические системы?

Неудивительно, что прежде чем договор будет заключен, он проходит несколько стадий своего развития, каждая из которых характеризуется определенными способами выражения согласия или несогласия сторон. Что такое подписание договора? Или, что значит «соглашение парафировано»? Это то же самое, что подписано, или нет?

Парафирование (от фр. parafe — росчерк) — предварительное подписание договора (или его отдельных статей) в том случае, если международный договор полностью согласован между сторонами, но требует ещё одобрения правительств, заключающих договор, или когда подписание окончательно оформленного текста по каким-либо причинам откладывается.

Парафирование состоит в том, что уполномоченные ставят под текстом договора не свои подписи и печати, а лишь параф — росчерк, часть фамилии или инициалы каждого из них. Иногда инициалы ставятся не только в конце текста, но и на каждой странице.

Парафирование означает, что согласование и редактирование договора закончены, и выработанный текст одобрен уполномоченными. Юридическое значение парафирования состоит в том, что оно связывает подписавших лиц обязательством считать переговоры по конкретным частям или по тексту в целом законченными. Тем не менее, парафирование не создаёт юридически обязательного согласованного текста, то есть оставляет возможность внесения изменений.

Парафирование не является обязательным этапом заключения договора; подписание уже оформленного и согласованного договора может быть отложено без парафирования. Парафирование не заменяет подписания договора. Парафированный договор может быть подписан после того, как отпадут обстоятельства, вызвавшие отсрочку заключения договора.

Итак, что означают различные термины права, подразумевающие способ закрепления между сторонами условий договоренности? Попробуем разобраться в смысловой нагрузке общеизвестных и часто употребляемых слов. Например, что такое подпись и чем она отличается от росписи. Как вообще правильно сказать: подписаться или расписаться под договором? А как используется монограмма? Что такое визирование документа? Каким может быть параф, и что значит словосочетание «парафировать соглашение»?

Без понимания значений этих терминов: подписать, завизировать, парафировать, значение слова «договор» не раскроется до конца. А, следовательно, и невозможно будет постичь основ договорной работы, к какой бы отрасли права она ни относилась.

Парафирование договора означает процедуру защиты документа от всевозможных изменений страниц одной из сторон, подписавших его, которые могут быть выгодны для каждого из участников заключаемой сделки. В настоящий момент времени известно несколько способов оберегания официального документа от возможных корректировок.

Наиболее распространенным видом защиты стоит отметить нанесение защитных элементов, водяных знаков и т.д. Не менее редко применяется и парафирование страниц договора. Данная процедура заключается в постановке подписи на каждой странице. Более доступным и упрощенным вариантом можно отметить проставление специального штампа. В любом случае обеспечивается максимально надежная защита от внесения изменений.

Также не менее редко применяется простановка штампов или личной подписи на каждом листе документа с последующей прошивкой. Это позволяет избежать подмены страниц в дальнейшем. Этот метод менее надежный, т.к. невозможно заменить лишь последний лист. Важно отметить, что парафирование договора – это особый способ, требующий профессиональных навыков и наличия определенных материалов.

Как правило, это применяется в случаях, когда документ оформлен давно, но личные подписи проставить не удалось. Каждая из сторон может инициировать парафирование штампом того или иного документа. Суть данного способа заключается в поставке подписи под текстом. Это делается исключительно после того, как участниками обеих сторон были согласованы все условия, и уполномоченные на то органы могут одобрить документ.

Парафирование международного договора – это часто применяемый способ защиты, подтверждающий намерения сторон. Если же у вас возникли вопросы или сомнения относительно данного процесса и надежности его применения на практике, то можете проконсультироваться с нашими юристами, практикующими в данном правовом направлении. Они проинформируют вас и помогут подобрать наиболее надежный способ защиты официальной документации от внесения нежелательных изменений.

Какие документы визируются полистно и постранично? Как это делается?

Полистное визирование проектов документов, т.е. парафирование, всегда применялось по отношению к международным и внешнеторговым договорам, в международной переписке. Параф – это особая разновидность визы, которая защищает носитель документа, т.к. должна существенно затруднить подмену листов многостраничных документов. Оформляется параф после завершения процедуры согласования на уже окончательно согласованном и подготовленном к подписанию проекте документа.

ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.24) и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п. 5.21), который вступит в силу 01.07.2018, предусматривают, что полистное визирование документа и его приложений может применяться по усмотрению организации. Поэтому в Инструкцию по делопроизводству организации можно включить обязательность полистного визирования многостраничных документов и документов с приложениями, которые оформляются по наиболее значимым для организации вопросам деятельности.

К ним относятся, например: учредительные и иные корпоративные документы (Устав, изменения в него, Положения о филиалах, Положение об общем собрании участников и пр.); локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о порядке хранения и использования персональных данных работников и пр.);

документы, издаваемые совместно с профсоюзной организацией (коллективный договор, Положение о комиссии по трудовым спорам) или по согласованию с ней (Правила внутреннего трудового распорядка);

а также договоры (в своей инструкции вы можете определить, все ли договоры парафировать с вашей стороны, а если не все, то каких разновидностей);

доверенности;

документы с грифами ограничения доступа и т.п.

При этом необходимо установить, кто из руководителей или сотрудников-исполнителей имеет право визировать подготовленные проекты соответствующих документов, а также правила оформления парафа. ГОСТ Р 7.0.97-2016 состав атрибутов парафа и примеры его оформления не устанавливает, но в деловом обороте сложились следующие варианты:

самый распространенный – это проставление только личного росчерка;
реже к нему добавляют его расшифровку (в виде И.О. Фамилии) и совсем экзотическим вариантом становится добавление сюда еще и даты;
практически никогда параф не оформляется с полным составом атрибутов визы, т.е. с наименованием должности, личным росчерком, расшифровкой и датой визирования.

Местоположение парафа – нижнее поле документа.

Если он многосторонний (например, договор), то обычно одна сторона ставит подпись слева, а другая – справа . На договорах для парафа порой делают заготовки с указанием, какой стороне принадлежит данный росчерк, в виде соответствующих родовых слов, которые берутся из преамбулы договора . Технически это удобно сделать в MS Word при помощи нижнего колонтитула.

Для его создания на вкладке верхнего меню «Вставка» выбираете команду «Нижний колонтитул», далее раскрывается меню, в котором выбираете нужный вам вариант . После этого курсор оказывается в пустом нижнем поле документа , где вы с клавиатуры набиваете заготовку для парафа. Чтобы выйти из нижнего колонтитула, сохранив его, обратно в текст документа, достаточно нажать клавишу «Esc». В вопросе отдельно упоминаются листы и страницы документа. Как правило, документы печатаются только на 1 стороне листа, тогда на каждом оказывается лишь 1 страница текста.

Параф располагается на лицевой стороне листа там же, где и текст. Если вы все-таки столкнетесь с документом, распечатанным на двух сторонах листов, то достаточно будет парафировать лишь одну сторону каждого листа для защиты его от подмены (если иное особо не оговорено в самом документе).

Если в тексте подписываемого договора не указано, какое лицо его должно парафировать (например, только то, которое его подписывает, то парафировать документ может и другой человек (например, юрист все проверяет и парафирует, а гендиректор потом спокойно подписывает).

Как защитить договор от фальсификации

Заключение договора требует бдительного отношения как в правовом поле, так и в организации специфических процедур для его защиты.

В современном мире защита информации становится одной из первостепенных задач какого-либо важного проекта, а пренебрежение элементарными средствами безопасности может привести к очень значительным репутационным и финансовым потерям. К сожалению, порядочность ведения бизнеса в Украине все еще страдает, потому, заключая какое-либо соглашение, следует применять разумные средства защиты от недобросовестных контрагентов.

Защита договора невозможна без его скрупулезного анализа. При любых договорных отношениях за выгодой всегда следуют риски. Сущность всех мер и методов защиты договора сводится к тому, чтобы минимизировать вероятные риски и потери.

Выбор в пользу того или иного метода зависит от конкретной ситуации и от степени риска, который стороны соглашения считают для себя допустимым, а также от их технических возможностей. Считается, чем выше выгода от соглашения, тем риски увеличиваются. Разумным стремлением в данном случае является намерение снизить риски, сохранив прибыльность соглашения. Сегодня благодаря комбинированию разных методов и приемов это становится вполне реальной, даже необходимой мерой.

Проверьте своего контрагента

Как уберечь себя при заключении договора и какие способы защиты будут действенными? Первое, с чего необходимо начинать деловые переговоры, – это проверка полномочий лиц, заключающих соглашение. Риск признания договора незаключенным в случае его заключения лицом, не имевшим на это права, вполне реальный.

Проверить полномочия руководителя вашего контрагента можно с помощью бесплатного интернет- ресурса Министерства юстиции . На нем достаточно указать идентификационный код или название предприятия, и вам будет предоставлена информация о компании: кто ею руководит и не находится ли она в стадии прекращения.

Попросите контрагента также выслать вам копию устава, поскольку в документах об учреждении компании могут быть ограничения полномочий исполнительного органа. Например, относительно максимальной суммы купли-продажи имущества. Если такие ограничения существуют, попросите руководителя дополнительно предоставить вам решение общего собрания или другого уполномоченного органа на заключение договора с вами.

Если контрагент отказывается или уклоняется направлять вам копию собственного устава, то тут следует задуматься над целесообразностью заключения договора с таким контрагентом. Конечно, все должно быть уместно, и если вы покупаете у приятеля ноутбук, то проверять тут нечего. Но если вы покупаете квартиру за несколько миллионов у незнакомца или у неизвестной компании, то тут, безусловно, проверка полномочий – процедура вполне уместная.

Избегайте доверенностей партнеров При заключении договоров старайтесь избегать использования вашими партнерами доверенностей, поскольку законность доверенности, которая была выдана юридическим лицом, достаточно тяжело проверить.

Если предоставленный вам образец доверенности предприятия не оформлен нотариально, настаивайте на том, чтобы договор был подписан действующим руководителем официально. В случае использования нотариальной доверенности для заключения соглашения обратите внимание на полномочия представителя, определите сроки действия документа, проконтролируйте, нет ли ограничений на суммы заключаемых соглашений, а также уточните, не отменена ли доверенность. Действительность доверенности совсем просто выяснить, обратившись к любому нотариусу.

Способы избежания подмены документов

Из-за недобросовестности некоторых контрагентов риски могут возникнуть уже с заключенным договором. Так просто заменить одну или несколько страниц договора другими с уже отредактированными положениями, условия которых не были предварительно согласованы сторонами. Риски такой подмены документов встречаются не так часто, однако в то же время остаются актуальными.

Для предупреждения подмены документов есть большое количество способов. Наиболее распространенные из них:

1. – проставление подписей на каждом листе договора;
2. – прошивание договора с проставлением подписи уполномоченного лица и печати на сшивке; – распечатывание договора на специальной бумаге (фирменные бланки, проставление логотипов в уголку каждого листа, водные знаки и т. п.);
3. – использование специальных средств;
4. – нотариальное удостоверение договора.

Проставление подписи уполномоченного лица на каждом листе договора – распространенная практика. Есть две разновидности данной процедуры: парафирование и визирование. Парафирование является формой согласия сторон с текстом документа, выработанным (согласованным) в результате переговоров, путем проставления уполномоченными представителями сторон своих подписей на каждой странице.

В отличие от парафирования, где подписи проставляются каждой из сторон, визирование может быть и односторонним – одной стороной соглашения. И визирование, и парафирование самый простой, но относительно эффективный способ защиты договора от подмены. В некоторых организациях существуют даже специальные лица (юристы, главные бухгалтеры, начальники отдела службы безопасности и т. п.), уполномоченные на осуществление такой процедуры.

Чтобы избавить руководителя от такой рутины, целесообразнее в положении о договорной работе (о документообороте) уполномочить на такие действия соответствующее лицо. В этом же положении целесообразно описать, какие именно виды договоров и на какую сумму подлежат визированию (парафированию). Дополнительное условие о парафировании каждой страницы договора может быть прописано в самом его тексте в разделе «Дополнительные условия» и предусмотрено в колонтитуле каждой страницы договора.

Прошивание договора является также довольно распространенным способом его защиты от подмены листов. Вариантов прошивания существует несколько. Самый популярный способ – «на три дырки», используемый большинством нотариусов. Иногда вместо прошивания договор скрепляют специальными заклепками – люверсами. Количество листов на обратной стороне сшивки, как правило, указывается не только в цифрах, но и прописью. Удостоверяется сшивка подписью уполномоченных лиц с проставлением печати или без таковой.

Экзотические способы защиты

Использование для договора специальной бумаги более экзотический, но от этого не менее эффективный способ защиты. При его применении данный способ может давать очень высокую степень защиты от подмены документов. С использованием фирменной бумаги заменить страницу в договоре становится практически невозможно. Однако использование фирменной бумаги с защитными свойствами предусматривает дополнительные расходы, которые может позволить себе далеко не каждая компания.

Использовать данный способ защиты или нет, должно решить руководство компании, оценив все риски. Использование специальных средств и специальных печатей – способы защиты, применяемые довольно нечасто. Они появились относительно недавно и только сейчас стали набирать популярности.

Связаны эти способы с развитием технологий. Стороны могут использовать практически все что угодно, что способствует предоставлению уникальности документу: например, использование (наклеивание) специальной голограммы на договор, проставление на листах уникального штрих-кода и т. п.

Нотариальное удостоверение соглашения хотя для большинства видов договоров и необязательно, однако в некоторых случаях – незаменимое средство от мошенников. Данный способ защиты позволяет снизить не только риски подмены документов, но и практически сводит на нет риск признания договора впоследствии незаключенным.

Как видим, способов и методов защиты договоров существует немало и их количество с развитием технологий будет только увеличиваться. Идеального рецепта, как их использовать, не существует. Для минимизации рисков их целесообразно комбинировать, чтобы выработать собственный неповторимый стиль защиты, который неосведомленное лицо вряд ли сможет подделать. Пренебрежение этими простыми механизмами защиты в сегодняшних реалиях – довольно рискованная позиция при налаживании взаимоотношений с бизнес-партнерами.

Документооборот договоров

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ). Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

В статье мы подробно рассмотрим: подготовку проекта договора; его согласование; заключение договора (подписание и заверение печатью); регистрацию (включая государственную регистрацию); учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров; формирование базы по документам контрагентов; организацию исполнения договоров; подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип! На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться: централизованный или децентрализованный. Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия.

На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы: конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий. На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой  и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров: как правило, по количеству сторон; для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены: Преамбула. Предмет договора. Права и обязанности сторон. Стоимость и порядок осуществления расчетов. Особые условия договора. Ответственность сторон. Изменение, расторжение и прекращение договора. Конфиденциальность. Разрешение споров. Обстоятельства непреодолимой силы. Срок действия договора. Адреса и реквизиты сторон. Подписи сторон.

Проверяем контрагента! На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов.

Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента. Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров.

Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации.

Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень: документы, содержащие сведения о контрагентах: документы, предоставляемые юридическим лицом:

• копии учредительных документов, копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица, копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
• копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями, копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов, копия свидетельства о постановке на налоговый учет, документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты, заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);

Документы, предоставляемые контрагентом — физическим лицом:

• копия паспорта,
• копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
• копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
• банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
• копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов  контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты.

Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте:

• в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или  лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
• в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из: проекта договора в электронной форме; документов, подготовленных контрагентом; листа согласования, содержащего следующую информацию:

Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает, визу ответственного исполнителя, визы руководителей ответственного исполнителя, вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение), наименование контрагента, список визирующих, дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение; пояснительную записку (в необходимых случаях).

Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию: обоснование необходимости заключения договора, обоснование выбора контрагента, о контрагенте, предмет договора (кратко), сумму договора, условия платежа, условия получения платежа либо исполнения обязательств; технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости.

Оно содержит следующую информацию: обоснование целесообразности совершения сделки, предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия, смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки, сроки исполнения сделки, описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия  приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка  значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования  договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел). Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия.

Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются: юрист; финансовый директор; главный бухгалтер; руководитель заинтересованного подразделения. Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации. Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры, утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным  кругом специалистов на конкретном предприятии.

Заключение договора (подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания. Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности.

Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов: визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы.

При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:

• название организации,
• номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов», подпись соответствующего руководителя;
• прошивание листов договора с указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон.

Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов».

Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет: права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия; срока действия лицензии, доверенностей; адреса регистрации; соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом. Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения. Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия.

Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения. Справка Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются:

название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);

Далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:

• наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
• адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены); обобщенное краткое содержание документов дела;
• указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
• даты, к которым относятся документы дела;
• указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Использование парафирования в хозяйственной деятельности

Сегодня парафирование применимо в основном в международном праве, и нормы этого юридического действа прописаны в нормативных актах, так или иначе связанных с правовым регулированием ВЭД. Но кто сказал, что этот удобный инструмент достижения договоренности доступен только дипломатам. И почему нельзя, к примеру, парафировать контракт между двумя или более субъектами хозяйственной деятельности внутри государства?

Можно! Мало того, в некоторых случаях это рекомендовано экспертами. К примеру, подобный опыт подписания договоров имеется у разного рода СП.

Почему важно соблюсти некоторую паузу между согласованием и окончательным подписанием документа?

Все дело в специфике нашего делопроизводства. Допустим, вы взялись организовать совместное предприятие. Какие работы вам предстоит проделать?

• Начало — полдела, и началом будет подготовка коммерческого предложения или технико-экономического обоснования (ТЭО) проекта СП.
• После этого необходимо найти заинтересованных в таком вашем предложении предприятия за рубежом и ознакомить их с подготовленным коммерческим предложением.
• Потом привлечь потенциальных инвесторов из-за рубежа, провести необходимые переговоры с последующим составлением протокола намерений.
• Подготовить, согласовать и подписать всеми заинтересованными сторонами учредительные документы будущего СП.
• Зарегистрировать свое совместное предприятие, открыть счета в банке и развернуть производственную деятельность.

Стоит иметь в виду, что во время государственной регистрации СП может возникнуть необходимость внесения поправок в уже подписанные документы. Такие, к примеру, как долго и трудно согласовываемый договор о совместной хозяйственной деятельности.

Может получиться так, что договор вступит в силу до государственной регистрации, а в ее процессе выяснится, что учтено было не все. И вот вам опять нужно собираться с силами и партнерами, чтобы провести переговоры заново. Вот в этом случае и можно порекомендовать парафировать договор, чтобы при необходимости безболезненно внести в него все поправки уже непосредственно перед государственной регистрацией СП.

Резюмируя

Теперь, когда мы разобрались в том, что значит парафировать документ, есть смысл сделать некоторые важные выводы:

1. Подпись — это совсем не то же самое, что параф. Соответственно, использование того и другого весьма различно.
2. Параф не подменяет собой подпись. Мало того, если документ заверен инициалами с росчерком в отсутствие полностью написанного имени заверителя, то такой документ может при необходимости считаться неподписанным.

Как ясно из вышесказанного, парафирование не подменяет собой подписания согласованного документа. После того, как будут устранены причины, по которым заключение договора было отсрочено, он подписывается сторонами в установленном законом порядке.

Парафирование не является обязательным этапом заключения соглашения сторон. Обязательным является подписание, вне зависимости от того, было ранее парафировано это соглашение или нет. И только подпись в точном правовом смысле этого слова закрепляет за сторонами их права и обязанности в соответствии с текстом заключенного договора.

К сожалению, при заключении договоров любого рода между партнерами по бизнесу никогда нельзя быть полностью уверенным в том, что одна или даже несколько страниц тщательно подготовленного, согласованного и подписанного одной стороной документа не будут подменены перед окончательным подписанием другой из сторон.

Чтобы избежать этого, имеются некоторые методические рекомендации. Так, договор можно прошить, листы его пронумеровать и скрепить бумажной печатью с указанием количества листов (не страниц). Эти сведения о документе подтверждаются печатями и подписями. При этом оттиск печати должен захватывать часть текста с наименованием должности ответственного лица и, собственно, бумажную печать, закрепляющую концы нити, которой прошит документ.

В чем же тогда юридический смысл парафирования? Оно подтверждает, что все согласования по тексту сторонами уже пройдены и договор составлен. После парафирования подписавшие документ лица связаны обязательством принимать переговоры, результатом которых и является парафированный документ, как состоявшиеся и законченные.

Но момента юридической ответственности сторон при этом не наступает, текст не является обязательным к исполнению, и в дальнейшем, до подписания, еще может редактироваться. Возможность внесения изменений в текст соглашения после его парафирования сохраняется. Но эти изменения не могут вноситься только одной стороной договора.