Тайм менеджмент: что это такое простыми словами. Самые эффективные техники, методики, книги и приёмы по управлению рабочим временем.

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Хороших доходов всем новым и постоянным читателям сайта 50baksov.ru!

Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного.

Его основная задача — больше успевать в единицу времени и эффективно расходовать собственные ресурсы.

В психологии различают два вида тайм-менеджмента – простой и системный. В основе системного лежат глобальные цели, что позволяет говорить о тайм-менеджменте как о жизненной философии.

Простой тайм-менеджмент представляет собой набор методик, которые помогают постепенно продвигаться к достижению этих глобальных целей.

Базовые принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент основан на четырех основных принципах:

  1. — умение работать с целями;
  2. — распределение приоритетов;
  3. — знание инструментов планирования;
  4. — наработка привычек.

Обращаясь к целеполаганию, следует понять, что цель должна быть реальной, конкретной, измеримой и иметь срок реализации.

Если цель не обладает одним из этих параметров, то она перестает быть целью.

Умение расставить приоритеты — основная часть тайм-менеджмента, т.к. если каждое дело или работу считать неотложными и наиболее важными, то эффективно спланировать время не удастся.

Ассортимент инструментов планирования достаточно широк и разнообразен, главное – выбрать из них наиболее удобный.

Это могут быть записи в ежедневнике или календаре, специально составленный план дел на определенный период времени, который должен постоянно корректироваться, пополняться новыми задачами.

Привычки являются показателем того, что искусство тайм-менеджмента освоено.

Они будет проявляться в развитом чувстве времени, которое поможет выполнять все дела в срок и повысить личную эффективность.

4 главных этапа тайм-менеджмента

Выполнение планов, основанное на принципах тайм-менеджмента происходит в четыре этапа:

  1. Постановка целей. Определение и формирование целей.
  2. Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных задач для выполнения.
  3. Реализация, то есть конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядок достижения цели.
  4. Контроль достижения цели и выполнения плана.

Использование принципов тайм-менеджмента имеет следующие безусловные плюсы:
— возможность способа планирования рабочего времени и контроль над результатами;
— возможность сконцентрироваться на выполнении первоочередных задач.

Некоторой сложностью в применении метода является то, что не все умеют объективно оценивать свою деятельность и переадресовывать часть дела коллегам или подчиненным.

С чего начинается управление временем?

У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего то на работу, то с работы, часто возникают проблемы со временем.

«Цейтнот, дел полно, сделать не успеваю», «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем», «Что-то вроде делал целый день, а куда время ушло — непонятно».

Для этой цели был придуман тайм-менеджмент — искусство эффективной организации времени.

Задачи тайм-менеджмента — помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше.

Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Кто-то о нем знает по собственному опыту, кто-то слышал краем уха. Больше становится и первых, и вторых..

А так как разговоров о тайм-менеджменте тоже становится все больше и больше, начинается детская игра в «испорченный телефон» — помните такую, да?

Эта глава поможет вам разобраться, чем тайм-менеджмент является и чем не является, и подскажет, с чего начать ваш собственный путь в организации своего времени.

Тема обширная, заблудиться есть где, — так что пусть эта глава будет своеобразным гидом, который поможет вам сориентироваться на местности.

Понятие, основные правила и принципы управления временем

Тайм – менеджмент – техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

С помощью тайм — менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха.

Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни.

Тайм — менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.

Первоначально методики тайм – менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности.

Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.

История возникновения тайм — менеджмента

Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека.

Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев.

Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.

В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм — менеджмента.

Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.

Кто такой тайм-менеджер и чем они занимается?

Тайм-менеджер — это человек, который учитывает психологические особенности людей, условия труда и предлагает более эффективные графики работы.

Он способен раскрыть в человеке все его скрытые резервы и подсказать, каким путем повысить свою эффективность.

Процесс общения тайм – менеджера с клиентом похож на психологическую консультацию, в которой он выслушивает человека, дает подсказки и советы, как распределить время, сколько времени уделять отдыху, как расставить приоритеты. Как спланировать день так, чтобы все успевать без стрессов.

Тайм – менеджеры проводят не только индивидуальные консультации.

Часто их приглашают компании в качестве экспертов, чтобы они помогли наладить процесс труда.

В первую очередь научить руководителя правильно распределять свое рабочее время и грамотно распределять обязанности в коллективе.

Они изучают деятельность компании, необходимое количество времени на решение определенных задач.

После сбора информации и анализа, тайм-менеджер вносит коррективы в распорядок дня фирмы.

Основные задачи тайм – менеджмента

  • Анализ затрат времени на выполнение определенных задач.
  • Постановка, формулирование и определение цели.
  • Составление плана для достижения цели, а также расстановка приоритетов.
  • Реализация цели. Подсказка, какие шаги нужно сделать в соответствии с планом.
  • Составление списков дел, которые необходимо сделать.
  • Фиксация времени с помощью хронометража.

Какими преимуществами обладает человек, обучившийся правильно планировать свое время?

«Время, затраченное впустую, есть существование; время, употребленное с пользой, есть жизнь»

Э.Юнг

  • Достигает поставленных целей.
  • Достигает своих целей намного быстрее, чем остальные.
  • Способен достичь успеха в любой сфере деятельности.
  • Имеет больше времени на отдых, общение с близкими и друзьями.
  • Может выполнять намного больше дел за определенный промежуток времени.
  • Может увеличить свои доходы и отойти от дел, правильно распределив обязанности между сотрудниками.
  • Может избавиться от хронической усталости, не подвержен стрессам.
  • Всегда имеет четкий план действий.
  • Обладает чувством внутренней свободы и самостоятельно контролирует свою жизнь.

Какой вид тайм-менеджмента лучше выбрать?

Сейчас существует много разнообразных подходов к проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа:

  • Персональный (личный) тайм – менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека, умением правильно и плодотворно организовать свой день.
  • Профессиональный тайм – менеджмент помогает человеку эффективно выполнять свою работу, правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
  • Социальный тайм — менеджмент регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей. Например, корпоративный.

Основные понятия тайм — менеджмента

Концепция управления временем- это способ понимания и восприятия времени.

Концепция тайм – менеджмента помогает определить причину и цель, почему человеку необходимо научиться управлять своим временем.

Осознать ценность этого процесса, а также понять основные принципы управления временем.

Методы управления временем– определенная последовательность действий, которая поможет решить конкретную задачу.

Система управления временем – комплекс концепций и методов, которые позволят вас максимально быстро и эффективно достичь своей цели.

Тайм-менеджмент в управлении

Неправильная организация работы или неграмотная организация деятельности руководством приводит к тому, что сотрудники компаний чувствуют постоянный дефицит времени.

Это сказывается на эффективности работы и успешности предприятия в целом.

Недостаток времени наблюдается в тех случаях, если:

  • Нет расписания работы на день.
  • Если помощник руководителя не в курсе его распорядка дня.
  • Телефонные звонки и посетители часто отвлекают от основной деятельности.
  • Если управляющий не умеет распределять обязанности.
  • Если работа выполняется в постоянной спешке, что приводит к быстрой утомляемости.
  • Если работники не соответствуют своим должностям.
  • Если сотрудники неадекватно оценивают свои возможности, скорость работы.
  • Если нет мотивации у сотрудников (например, слишком низкая зарплата).

Чтобы улучшить эффективность работы предприятия, необходимо научить сотрудников составлять план работы на день.

При составлении плана, нужно 60% времени отвести основным задачам, 20% непредвиденным и 20% спонтанным делам.

Читайте также:  Какие выплаты положены при сокращении работника в 2019 году? Как долго будут выплачивать увольнительные деньги?

Главное, приучить коллектив составлять планы на день систематически и регулярно.

Эффективность тайм – менеджмента в управлении зависит от того, насколько сотрудники будут обучены планированию, расставлению приоритетов, контролю времени на выполнение заданий, а также правильной очередности выполнения заданий.

Для решения этих задач можно пригласить эксперта по тайм – менеджменту или обучить менеджера вашего предприятия, который будет сам выдавать сотрудникам задания и контролировать эффективность их работы.

Менеджер должен выдавать как основные, так и несколько запасных заданий. В конце дня сотрудник представляет отчет о проделанной работе.

Управление личным временем в тайм – менеджменте

Что касается управления личным временем, то есть основные правила тайм – менеджмента, применяемые в личной жизни:

  1. Никогда не брать работу на дом.
  2. Организовать быт так, чтобы он занимал минимум времени.
  3. Планировать свободное время заранее. Сюда должно входить эмоциональное наслаждение (поход в кино, театр, концерт, музей). А также физическое (занятия спортом, танцами и т.п.).
  4. Для отдыха использовать не только выходные, а хотя бы один день среди недели. К примеру, покататься на велосипеде после работы или пойти с друзьями в сауну.
  5. Во время отпуска ограничить звонки, почту, интернет, чтобы отдохнуть по-настоящему.

1. Основное правило тайм — менеджмента – правильная постановка цели.

Если вы научитесь четко определять свои цели, а также определять, какие задачи являются второстепенными, то вы сэкономите массу времени.

Если вы тратите свое время на что-то, значит, в этот момент вы считаете, что оно очень важное.

Но так ли это? Задайте себе вопрос, результат этого действия поможет вам приблизиться к вашей цели?

Что такое цель? Цель – стремление человека к чему-то, когда весь процесс направлен на конечный результат.

При постановке цели необходимо для начала определиться с главными ценностями.

Осознать свои возможности, мотивацию. Проанализировать проблемы, потребности и сложности, которые могут возникнуть на пути к цели.

Представить четко свою цель в мельчайших деталях, ее конечный результат. Распланировать свои действия, заняться поиском ресурсов и приступить к реализации.

Есть разные методы постановки целей. Но все методы имеют общий алгоритм постановки целей:

  1. Цель должна быть максимально конкретной с понятным конечным результатом.
  2. Необходимость достижения цели должна быть обоснованной. Зачем это нужно и что я из этого получу?
  3. Цель должна быть реальной и понятен механизм ее достижения.
  4. Необходимо четко определить границы времени, за которые цель должна быть достигнута.

2. Второе основное правило тайм – менеджмента – приоритизация.

Уметь расставлять приоритеты – это очень важно. Есть дела, которые имеют меньшую значимость в достижении цели, а есть те, которые играют главную роль.

3. Третье основное правило тайм – менеджмента – это планирование.

После постановки цели следующим этапом будет планирование. Планирование – неотъемлемая часть тайм – менеджмента.

Оно состоит из таких основных этапов:

  1. Составление плана тайм – менеджмента.
  2. Этап составления проекта, при котором можно маневрировать, продумать разные варианты достижения цели.
  3. Этап выявления необходимых ресурсов.
  4. Этап определения лиц, которые вам смогут помочь на пути к цели.
  5. Этап фиксации результатов планирования в виде бизнес – проекта, карты.

Когда человек начинает заниматься планированием, активизируется мышление, включается творческий потенциал.

При составлении плана, ваша цель становится более конкретной, вы начинаете понимать, чего вы хотите на самом деле и как этого достичь. Это своего рода практическое руководство к действию.

До тех пор, пока человек не составит план реализации того, чего хочет, он находится в постоянном раздумывании на эту тему.

Но не мысли, а действия приближают вас к цели. Когда составлен подробный план, в котором учтены разные способы достижения цели, это дает возможность маневрировать.

Не получается одними средствами и способами, можно попробовать другие. Планирование развивает в человеке гибкость и готовность к любым ситуациям.

Составление плана дает вам высокий шанс успеха.

Наличие плана придает уверенности в себе, своих возможностях. Все успешные люди и предприниматели занимаются планированием.

Основные методики планирования времени: краткое описание

1. АВС планирование базируется на том, что необходимо сначала нужно выполнять наиболее значимые дела (под буквой А), а затем В и С.

Дела категории А – самые важные. Они составляют 15% всех дел и приносят 65 % результатов.

В – важные дела, которые составляют 20%всех дел и приносят 20% результатов. Категория С – это дела наименьшей важности, они составляют 65% и дают результат – 15%.

2. Правило Парето или принцип «80 на 20». Этот принцип применим к любой ежедневной деятельности. 80% дел, которые вы делаете за день, дают вам 20%нужного результата.

А 20% планируемых важных дел приближают вас к результату на 80%.

Например: 20% людей владеют 80%капитала, 80% людей владеют 20% капитала. 20% клиентов дают прибыль в 80%, а 80% клиентов дают прибыль в 20%.

3. Хронометраж – этот метод заключается в том, что вам нужно поминутно записывать все свои действия и сколько времени вы на них потратили.

Это поможет вам понять, куда и на что уходит ваше время и как скорректировать ваш график.

4. Составления списка задач – это самый простой метод планирования, который позволяет планировать и время, и дела.

Как составить правильно список дел и следовать ему?

  1. Для начала понаблюдайте за собой. Сколько вам нужно времени на выполнение разных заданий.
  2. Напишите список дел с вечера.
  3. Записывайте конкретные пункты. Например: зайти в магазин. К этому пункту приложите список покупок.
  4. Планируйте весь свой день, не только работу.
  5. Начинайте свой день с выполнения нетрудных задач. Чтобы сразу поставить галочки и взбодриться на весь день мыслью о том, что следовать списку дел не так уж и сложно.. Например, сделать зарядку и приготовить завтрак.
  6. Список дел должен быть всегда на виду.
  7. Не пишите в список больше 7 приоритетных дел, чтобы потом не нервничать, что вы что-то не успели.

Советы по управлению рабочим временем

  • Испробуйте все методики планирования и подберите наиболее подходящий.
  • Ведите записи.
  • Не пытайтесь успеть все. Сначала сделайте наиболее важные и приоритетные дела.
  • Планируйте каждый свой день. А также составляйте дополнительно план на неделю.
  • Всегда носите с собой ручку и блокнот.
  • Заведите Дневник успеха, он будет вас мотивировать и напоминать, что вы на верном пути.
  • Научитесь говорить «Нет». Это поможет избежать общения с ненужными людьми, занятий ненужными делами.
  • Прежде чем что-либо делать, обдумайте, насколько это срочно, важно и как это действие приблизит вас к цели.
  • Проанализируйте свои привычки, действия, которые отбирают попусту ваше время. По хронометражу легко отследить те действия, от которых вам нужно избавиться.
  • Не выполняйте чужие дела. Не будьте инструментом для достижения чужих целей. Сконцентрируйтесь на своей цели.
  • Выделяйте время на самосовершенствование.
  • Не останавливайтесь на достигнутом. Добившись одной цели, ставьте следующую.

Принципы тайм менеджмента: советы от ведущих специалистов в этой области.

1. Стивен Кови в книге «7 навыков высокоэффективных людей» рассматривает тайм – менеджмент, как элемент самосовершенствования. Вот его советы:

  • Делайте то, что должны сделать сначала. Не откладывайте важные дела на потом.
  • Ваша цель должна быть приоритетной и важной. Двигайтесь к ней.
  • Все действия выполняйте на основе приоритетов.
  • Не тратьте много сил на достижение незначительной цели. Затрачиваемые ресурсы и конечный результат должны быть соизмеримы.
  • Ищите все способы, чтобы сделать жизнь проще.

2. Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами.

Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

  • Составить список дел, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе;
  • В отдельный список внести проекты, которые требуют комплексного подхода;
  • Отдельно составить список проектов, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены;
  • Список «когда-нибудь».

3. Джулия Моргенстерн советует сначала оценить, сколько времени вы затрачиваете на выполнение ваших задач.

Какие факторы вас отвлекают. Возможно, вас отвлекают соцсети, дополнительные обязанности, нереальные сроки или психологические препятствия.

  • Для каждого действия необходимо устанавливать временные рамки.
  • Если вы не можете выполнить какое-то действие, то проанализируйте, возможно, его можно отложить на время, перепоручить другим сотрудникам или вовсе от него отказаться.
  • Сортируйте вещи и дела, очистите пространство от всего, без чего можно обойтись. Назначьте каждой вещи свое место, а каждому делу – время.

Необычные приёмы и лайфхаки как всё успевать

«Съедайте лягушку на завтрак»

Чтобы весь день ваши мысли не возвращались к делу, которое вы не хотите выполнять или оно вам неприятно, начните день с него.

Так вы освободитесь от эмоционального напряжения и груза, который бы пришлось нести весь день.

«Бифштекс из слона»

Если перед вами стоит глобальная задача, для решения которой необходимо проделать множество действий, тогда разделите эту работу на части.

Не делайте из дела слона, порежьте его на кусочки. Так будет проще начать реализовать поставленную задачу.

А также такой подход способствует лучшему пониманию этой задачи.

Научитесь говорить «нет»

Управление временем учит не тому, чтобы успевать делать как можно больше, а успевать правильно делать то, что нужно.

Говорите «нет» ненужным делам, людям. Не становитесь ни для кого инструментом для достижения его целей. Сконцентрируйтесь на своих целях.

Стремитесь к автоматизации и максимальному упрощению своей деятельности.

Выполняйте похожие дела подряд, так как мозг привыкает к определенной сфере деятельности. И с каждым разом справляется с ними быстрее.

Читайте также:  Переподготовка на базе высшего образования в 2019-2020 годах. Как она проходит и кто может её пройти? Документы при выпуске и все нюансы.

Прислушайтесь к своим биологическим ритмам. Делайте работу в то время, когда чувствуете особый прилив сил и активности.

В период наименьшей активности дайте себе отдохнуть. Прислушивайтесь к потребностям своего организма.

Иногда 15-минутного перерыва достаточно, чтобы открылось «второе дыхание».

Лучшие книги по тайм – менеджменту, которые стоит прочесть

  • Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
  • Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
  • Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
  • Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
  • К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
  • Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
  • Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен

Эффективность тайм – менеджмента зависит от выполнения вами основных его правил, а также четкого понимания того, зачем он вам нужен, как управлять своим временем и какие преимущества вы будете иметь.

Что значит эффективный тайм-менеджмент простыми словами

Тайм-менеджмент – это техника организации времени, основанная на определенных принципах и правилах, благодаря которым человек может выполнять свои действия более эффективно и грамотно распределять время.

С помощью эффективного тайм-менеджмента удается начать использовать рациональнее свое время, которое мы обычно тратим на те или иные операции.

За счет этого можно повысить свою результативность и производительность или выделить больше времени на отдых.

Именно планирование, разграничение, определение приоритетов, постановка целей помогают людям справляться с бешеным ритмом жизни.

Применяя данную технику, можно начать все успевать, а также избежать переутомлений и стрессов.

Научной организацией труда в начале прошлого столетия было отмечено, что личная эффективность каждого человека влияет на результативность использования времени.

Тогда в газетах начали публиковать статьи с названием «Борьба за время».

В 1970-х годах биологом Любищевым был разработан метод хронометража, который нашел широкое применение и приобрел успех.

Этот способ используется с целью повышения продуктивности человека за счет выработки у него правильного мышления и рационального распределения времени.

Преподавать тайм-менеджмент в России стали с 2007 года при Московском финансово-промышленном институте.

В современном мире данное направление стало очень востребованным, появилось множество семинаров и тренингов, обучающих рационально использовать свое время, ведь для многих эта тема очень актуальна.

Конечно, далеко не все живут активной жизнью, поэтому не у каждого есть необходимость применения тайм-менеджмента.

Людям, у которых нет множества задач и целей, которые стараются, наоборот, «убить время», эта наука будет совершенно неинтересна.

Прежде чем обучаться этой технике, следует определить, действительно ли есть над чем работать, т. е. удостовериться в том, на самом ли деле присутствует нехватка времени, и вы знаете, на что распределите высвобожденные минуты или даже дни.

Умение рационально использовать свое время пригодится не только на работе, но и в жизни.

Как оказалось, люди, применяющие техники эффективного тайм-менеджмента на постоянной основе, более оптимистичны, здоровы и успешны не только в профессиональной деятельности, но и в личной жизни.

3 мифа об эффективном тайм-менеджменте

Многие полагают, что применять тайм-менеджмент стоит только лишь в профессиональной деятельности, и россиянам в связи с особенностями менталитета просто невозможно использовать его принципы вне работы.

  1. Время неуправляемо.

Такое утверждение можно считать верным – мы действительно не можем повлиять на ход времени, не в силах остановить его, отмотать назад или ускорить.

Но мы можем изменить свои действия в течение одного и того же периода, расставить приоритеты и повысить результативность.

Управлять своим личным временем и правильно его распределять – вот чему обучает эффективный тайм-менеджмент.

Вы даже не представляете, сколько времени можно высвободить, если осознанно подойти к распорядку своего дня и обдуманно выполнять какие-то действия.

Тайм-менеджмент учит умению жить прагматично, а также эффективному управлению временем.

У каждого успешного человека есть ежедневник с четким планом своих дел, независимо от того, бизнесмен это или мама в декрете.

Такие люди стараются провести каждый день максимально полезно. И они всегда успевают больше, чем остальные за тот же отрезок времени.

  1. Тайм-менеджмент увеличивает нагрузку.

Длительный труд без отдыха непременно приведет к переутомлению и будет способствовать развитию депрессии.

Поэтому важно учиться повышать свою результативность и уменьшать объем работы. Остается понять, как этого достичь.

Если сказать в двух словах, то для этого нужно придерживаться четкого плана действий и уметь отличать главные задачи от второстепенных.

Соблюдать принципы эффективного тайм-менеджмента – это не значит выполнять больше или с большей скоростью.

Здесь имеется в виду работа над ростом личной результативности благодаря совершению нужных действий с исключением при этом лишних и не приводящих к какому-то итогу, так называемых хронографов или пожирателей времени.

Хронографы – мелкие дела, не дающие заметного полезного эффекта, которые мы совершаем, не задумываясь об их целесообразности и попросту не замечая (пустые разговоры по телефону, просмотр социальных сетей и т. д.)

Подобные действия выполняются обычно, когда мы хотим отложить важные задачи «на потом». Такое явление называется прокрастинацией.

Стоит только задуматься над значимостью поставленных целей, которые до сих пор не достигнуты, как сразу появятся силы и желание действовать, и уже не захочется тратить время на посторонние бессмысленные дела.

  1. Тайм-менеджмент убивает свободу.

Люди опасаются, что можно стать роботом, если постоянно следовать плану, и продолжают жить под влиянием собственных привычек и страхов.

Эффективный тайм-менеджмент не ограничивает нашу свободу, а дает ее нам.

Не только менеджеры и руководители нуждаются в планировании. Учиться эффективному управлению своим временем должен каждый человек, которому небезразлична его жизнь, ведь время – это наш главный ресурс.

Как определить, нужно ли вам применять тайм-менеджмент?

Ответ прост: если у вас запланировано не меньше четырех задач на день, необходимо использовать методы эффективного управления временем.

Здесь подразумеваются не только профессиональные дела, но и личные.

Правильное распределение времени и планирование своих задач способствуют более быстрому достижению поставленных целей и высвобождению времени на отдых и развлечения.

Эффективный тайм-менеджмент направлен на получение результата с минимальными затратами сил в самые короткие сроки.

Если говорить о следовании составленному расписанию, то грамотное распределение времени на труд и отдых еще никому не навредило.

А для внеплановых событий, форс-мажоров и спонтанности всегда найдется место.

10 принципов эффективного тайм-менеджмента

Согласно французской пословице, кто владеет временем, тот владеет всем.

Действительно, это так, ведь навыки эффективного управления временем помогают улучшить свою результативность в сравнении с людьми, которые его не ценят.

Расставляйте приоритеты.

Учитесь разделять важное и второстепенное и устанавливать сроки выполнения всех задач в зависимости от их значимости.

Распределяйте дела по приоритетности. Очень хорошо работает метод ТОП-5: нужно выделить пять самых главных задач на неделю и назначить по одной на каждый день.

Исключите лишнее.

Когда вы решили заняться важным делом, отключите все мессенджеры и не заходите в социальные сети.

Пусть ничто не отвлекает вас от выполнения срочных задач. Хорошо работает метод, когда на общение выделяется по 10–15 минут через каждый час.

Следуйте советам профессионалов.

В современном мире можно найти множество информации по повышению эффективности в той или иной сфере деятельности.

Читайте блоги экспертов и полезные статьи по вашей теме, перенимайте опыт тех, кто уже достиг успеха, и следуйте советам профессионалов.

Составляйте план.

Один из методов эффективного тайм-менеджмента – завести ежедневник, в котором вы будете планировать все важные дела и задачи.

Крупные проекты, требующие много времени, разделяйте на небольшие подцели. Пересматривайте список задач и контролируйте их выполнение.

С помощью плана вы сможете все успеть и ничего не забыть.

Не оставляйте трудные задачи на потом.

Не все важные дела нам хочется выполнять, некоторыми из них приходится заниматься через силу.

Но если задача не завершена, мысли о ней будут постоянно крутиться в вашей голове, портя настроение.

Оптимальное решение – выполнить ее сразу и переключиться на другие процессы. Тогда вас ничего не будет тревожить, и день пройдет позитивнее и эффективнее.

Учитесь говорить «нет».

Если вы пребываете в постоянной спешке и не можете закончить все дела, вероятно, вы много запланировали изначально.

Если вы не уверены, что выполните просьбу, не обещайте и не вносите ее в список своих задач, ведь лучше не обещать и не сделать, чем пообещать и подвести.

Убирайтесь вокруг.

Для эффективной деятельности на рабочем месте должен быть порядок. Наличие множества ненужных предметов будет постоянно отвлекать.

Делайте перерывы.

Нельзя работать без перерывов. Чем дольше вы трудитесь, тем менее эффективным становится процесс, поэтому нужно находить время на отдых.

Оптимально – перерыв на 15 минут через каждый час. Это поможет отвлечься и восстановить силы.

Определите периоды времени, когда вы чувствуете себя наиболее активным. Это время нужно оставлять для совершения самых важных и трудоемких дел.

Не следует бояться не выполнить свой план. Эффективный тайм-менеджмент хорошо характеризует пословица: «Тише едешь – дальше будешь».

Рефлексируйте.

Умение рефлексировать поможет сделать ваши действия более эффективными.

Проводите анализ в конце дня: смотрите, что вы успели, а что осталось в списке невыполненного.

Старайтесь понять, почему не все задачи завершены и как этого избежать в дальнейшем.

Автоматизируйте ручной труд с помощью правильных инструментов.

Пользуйтесь закладками в браузерах и другими вариантами сохранения и быстрого поиска.

Применяйте электронные планировщики. Все эти сервисы, упрощающие распределение своих дел, помогут сэкономить время.

При коллективной работе над одним проектом можно пользоваться онлайн-планировщиками, чтобы доступ был у всех участников.

Так вы сможете расписывать задачи для каждого и контролировать их выполнение, а каждый сотрудник будет видеть зону своей ответственности, список дел и сроки их завершения.

Читайте также:  Должностная инструкция повара, актуальная на 2019-2020 год. Рабочие обязанности и перечень необходимых навыков. Средние зарплаты по рынку с комментариями специалистов

Для работы с задачами есть множество удобных сервисов:

  • Программы, позволяющие составлять личные to-do списки, – Remember the milk, Wunderlist.com, Todoist и другие.
  • Для коллективного выполнения дел лучше воспользоваться Worksection, Basecamp, Trello, Teamlab или выбрать что-то другое среди схожих сервисов.

Как научиться управлять свободным временем?

Жизнь порой задаёт очень высокий темп, и на нас сваливается куча дел. И хотя в сутках у всех одинаковое количество времени, не все используют его с пользой.

Кто-то успевает и спортом позаниматься, и поработать, и уделить время саморазвитию и близким.

А кто-то может проработать целый день и с удивлением обнаружить, что не сделал ничего важного. Мы действительно хотим успевать всё.

Спрос рождает предложение: появилось много книг о личной эффективности, курсов продуктивности и коучингов с тренингами успеха и мотивации.

Тайм-менеджмент – это способы управления временем, с помощью которых повышается эффективность его использования.

Существует множество разных систем организации времени: для загрузки персонала и расчёта часов работы используют одни подходы, для личных нужд – другие.

Тайм-менеджмент помогает не только успевать делать рабочие задачи, но и уделять достаточно времени отдыху, спорту и общению с близкими.

Когда тайм-менеджмент бесполезен

Тайм-менеджмент важен тем, у кого есть возможность распределять время самостоятельно.

Если вы работает по чёткому графику, который никак не изменить, планировать удастся разве что выходные дни.

Но есть и другие ситуации, в которых тайм-менеджмент бесполезен.

Тайм-менеджмент – это не волшебная таблетка, которая поможет успевать всё.

Потому что на самом деле тайм-менеджмент – это не о том, что нужно успевать всё. Это о том, что нужно успевать важное, а от неважного – отказаться.

Тайм-менеджмент – это не средство мотивации. Управление временем не сделает вас продуктивнее и мотивация не упадёт с небес, если вам глубоко противно то, что вы делаете.

Самое главное – убедитесь, что вы действительно хотите заниматься этими делами. Возможно, вам нужно менять свою профессиональную сферу, а не пытаться делать больше и лучше.

Тайм-менеджмент не гарантирует успеха. Некоторые коучи убеждают, что стоит лишь научиться их технике – и вы сразу разбогатеете, решите проблемы в семье, начнёте заниматься спортом.

Но это так не работает. Тайм-менеджмент – всего лишь инструмент, который бесполезен без ваших усилий.

Это как купить ручку, которой записывал идеи великий писатель, и надеяться, что эти идеи теперь станут приходить к вам.

Техники тайм-менеджмента не универсальны, они подходят не всем. Любая авторская методика – это лишь опыт её создателя.

Но мы индивидуальны, поэтому не все способы и не всегда получится применить.

Если методика не работает, то не надо себя насиловать –просто поищите другую. А ещё лучше – понаблюдайте за собой.

Вы лучше всех знаете себя и то, как вам удобнее работать. Кто-то продуктивен в первой половине дня, кто-то – вечером или даже ночью.

Тайм-менеджмент не заставляет вас превозмогать себя. Вставать в 5 утра или спать по 4 часа и чувствовать себя плохо – это не тайм-менеджмент.

Кроме того, не укоряйте себя, если сразу не получается решать задачи эффективно. Разрешите себе ошибаться. Не подойдут одни способы – попробуете другие. Так можно.

Как управлять временем

В тайм-менеджменте есть разные техники и инструменты. Они помогают на разных этапах: планирования, расстановки приоритетов, оценки результата.

Планируйте: ставьте цели и задачи

Планирование – важная часть управления временем и повышения эффективности. Планировать можно либо вечером на следующий день, либо в начале дня.

При планировании важно разделять цели и задачи.

Цель – общая и глобальная. Цели разбиваются на небольшие и конкретные задачи. Например, цель – сдать квартальную отчётность.

Разбиваем её на небольшие конкретные задачи: собрать данные за 3 месяца, свести их в таблице, создать графики динамики, сделать презентацию.

Составляйте списки задач на день и более длительные периоды –неделю или месяц. Для каждой задачи нужно определять срок, к которому её нужно выполнить.

Для этого можно использовать бумажные или электронные планировщики. Подойдут ежедневник, доска со стикерами или приложения для планирования – например, Trello или Wunderlist.

Так выглядит доска задач в Trello – это электронный аналог доски со стикерами. Списки и карточки можно организовать так, как вам удобно.

Задачу также можно разбить на этапы и отмечать, когда выполнили каждый. Кроме того, для задачи нужно определить срок и стараться не передвигать его.

Время всегда берите с запасом: нужно 3 дня – заложите 4. Всё всегда идёт не так, как мы планируем.

Расставляйте приоритеты

Вы можете записать десятки задач. Для них нужно определить приоритетность, а от некоторых, возможно, даже отказаться совсем.

Для расстановки приоритетов есть два популярных способа: ABC и матрица Эйзенхауэра.

Метод ABC-менеджмента

Возьмите список задач и поставьте для каждой уровень приоритетности буквами A,B,C (некоторые прибегают также и к буквам D и E).

  • A – важные и срочные задачи, высший приоритет в выполнении. Это те дела, невыполнение или откладывание которых может иметь неприятные или серьёзные последствия. Например, исправить ошибку, из-за которой перестал работать сайт, особенно если от промедления бизнес теряет деньги.
  • В – важные, но несрочные задачи или те, невыполнение которых не приведёт к серьёзным последствиям. Пример – внедрить разработку, которая поможет увеличить продажи. Это важно, но если чуть сдвинуть её – вряд ли произойдёт что-то непоправимое.
  • С – задачи, которые было бы неплохо выполнить: провести вечер с друзьями или устроить ужин для жены.

К уровню D относят задачи, которые можно делегировать подчинённым, а к E – от которых стоит отказаться вообще.

Матрица Эйзенхауэра

Метод назван по имени его создателя – президента США Дуайта Эйзенхауэра. Задач у него было очень много, поэтому он расставлял их приоритетность, распределяя по категориям:

  • срочные, важные;
  • важные, несрочные;
  • срочные, неважные;
  • неважные, несрочные.

Лист делится на 4 квадрата, в которые и вписываются задачи.

Матрица Эйзенхауэра: 4 квадрата с разной срочностью и важностью. Некоторые бумажные планировщики выпускают уже разлинованными на такие квадраты.

Срочные и важные выполняйте в первую очередь.

Они имеют прямое значение для вас и будущего, их нельзя кому-то делегировать.

Важные, но несрочные можно спокойно и комфортно выполнять самому или передать подчинённым и сотрудничать с ними в ходе их выполнения.

Срочные и неважные старайтесь передать другим. От несрочных и неважных стоит отказаться совсем.

Удобнее всего расставлять приоритет задач сразу же, когда вы их вносите в планировщик, – так в него не попадёт ничего лишнего.

Выполняйте задачи

Запланировать задачи и определить их приоритет – только половина работы. Теперь нужно их выполнить.

Тем более обычно всё идет не по плану: сыплются новые задачи, мы прокрастинируем, не учитываем какие-то нюансы, которые в итоге сдвигают сроки задачи, и вместе с этим двигают и последующие задачи.

Всё предусмотреть не получится, но кое-что всё равно можно учесть, чтобы свести помехи к минимуму.

Не пытайтесь решать несколько задач одновременно

Мозг – не многозадачный компьютер. Мы не ускоряем процесс, если пытаемся сделать всё одновременно, а распыляемся между задачами.

Отвлекаемся, упускаем важное, замедляемся, стрессуем, постоянно переключаемся между задачами и вникаем в них каждый раз заново.

Уберите то, что мешает сконцентрироваться на задаче

Закройте соцсети и мессенджеры, отключите звук на телефоне, приберитесь на рабочем месте.

Если работаете дома, то выберите время и место, когда вас не будут отвлекать члены семьи. Иначе будете распылять внимание или вовсе станете прокрастинировать.

Не бросайтесь сразу выполнять новые задачи

Для начала определите их приоритетность. Если вы вклините новую задачу, то не успеете сделать запланированные – а среди них могут быть и важные.

Как правило, ничего не случится, если согласовать с коллегами, что новую задачу вы выполните завтра. Не так много задач, которые нужно бросаться делать сразу же.

Научитесь отказывать

Не все задачи и проекты вообще стоит брать на себя. Иногда на нас пытаются свалить то, чем мы вообще не должны заниматься.

Иногда просто нет смысла брать новый проект, если на него нет времени и вы не хотите отказаться от других.

Даже если вас будет слёзно умолять лучший друг. У каждого есть право на «нет», помните об этом.

Работайте так, как вам удобнее

Мы все очень разные. У нас разные темпераменты, происходят разные события в жизни, мы активны в разное время и по-разному.

Например, если вам сложно долго концентрироваться на задаче – попробуйте технику «Помидор».

Она названа так в честь кухонного таймера в виде помидорки, который отсчитывает 25 минут. Запустите таймер на 25 минут и занимайтесь это время только работой. Затем перерыв 5 или 10 минут.

И если у вас есть возможность поменять рабочий график под себя – не отказывайтесь от нее.

Всегда оценивайте результат

Выполнили задачу – проанализируйте, что было хорошо, а что нет. Возможно, какие-то инструменты тайм-менеджмента вам не подходят.

Техника «Помидор» не сделает вас продуктивным, если вам удобнее поработать полтора-два часа, а затем сделать хороший перерыв.

Обратите внимание, что мешало выполнению задачи: устали, отвлекались на почту или подпевали любимому исполнителю.

В следующий раз попробуйте исключить раздражители.

Отдыхайте

Важная составляющая тайм-менеджмента – отдых. Планируйте короткие перерывы в течение дня, определите время, после которого не будете заниматься работой.

Постарайтесь полноценно отдыхать в выходные и не брать работу на дом. Никто не может быть продуктивным 24/7.

Нам нужно отдыхать и восполнять ресурсы. Включите в своё расписание тренировки, время с близкими и полноценный сон.

А ещё учтите, что после аврала вам понадобится больше времени на восстановление.

Не забывайте о важном

Помимо рабочих задач, проектов и карьеры, в жизни ещё много всего удивительного и прекрасного.

Так ли уж нужно брать восьмой проект для престижной компании или заработать на новейший автомобиль, если это лишит вас времени с детьми и любимыми?

Не забывайте, что не всё измеряется деньгами и успехом. Планируйте так, чтобы потом не жалеть, что пропустили что-то очень важное для себя.

Пожалуйста, поделитесь этой статьей в любой из социальных сетей:
Добавить комментарий