Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск. Актуально для Украины в 2022 году.

Приветствуем постоянных читателей и гостей сайта 50baksov.ru!

Как правильно рассчитывать компенсацию за неиспользованный отпуск в 2022 году?

Увольняется сотрудник, не отгулявший все дни отпуска? Тогда не забудьте о его законном праве получить компенсацию за такие дни. Помните также о том, что отдельные работники, по желанию, могут получить денежную компенсацию вместо заслуженных дней отпуска, не прекращая трудовые отношения.

Задача бухгалтера — рассчитать такую компенсацию правильно, а также верно отразить ее начисление в учете и показать в отчетности. Хотите узнать, как это сделать? Тогда незамедлительно присоединяйтесь к нам!

4.1. Выплата компенсации при увольнении

Законодательство предписывает работодателю по просьбе увольняющегося работника предоставить ему неиспользованный отпуск с последующим увольнением (подробнее см. подраздел 1.13 на с. 37). Исключение — увольнение за нарушение трудовой дисциплины. В таком случае об отпуске работник может забыть.

Однако может случиться так, что работник не хочет или не может пойти в отпуск перед увольнением. И тут принуждать его никто не имеет права. В таком случае при проведении окончательного расчета работнику необходимо начислить и выплатить компенсацию за неиспользованные дни:

— ежегодного основного и дополнительных отпусков;

— дополнительного отпуска на детей (см. ст. 19 Закона об отпусках).

Что касается других видов отпусков, в том числе дополнительного «чернобыльского» отпуска, то неиспользованные дни таких отпусков компенсации не подлежат (см. письмо Минтруда от 18.06.2007 г. № 150/13/133-07).

Помните:

компенсацию выплачивают за все неиспользованные дни всех ежегодных и «детских» отпусков независимо от того, за сколько лет они не предоставлялись

Дело в том, что действующим законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник теряет право на такие отпуска. На это неоднократно указывали и контролирующие органы, в частности, в письмах Минтруда от 22.02.2008 г. № 33/13/116-08, Минсоцполитики от 12.05.2015 г. № 256/13/116-15 и Гоструда от 25.01.2017 г. № 828/4.3/4.1-ДП-17. А значит, все неотгулянное надо будет компенсировать деньгами.

Поскольку наш сегодняшний спецвыпуск посвящен ежегодным отпускам, предоставление компенсации за «детские» отпуска мы подробно рассматривать не будем. Остановимся лишь на таком важном моменте.

«Детский» отпуск является социальным, а не ежегодным, его предоставляют в календарном году, а не за отработанный рабочий год. Поэтому в случае увольнения работник может его использовать в полном объеме или получить компенсацию за все дни такого отпуска, независимо от отработанного времени в этом году (см. письмо Минтруда от 03.03.2007 г. № 58/06/186-07).

Если же в течение календарного года до поступления на последнее место работы работник трудился также у другого работодателя (и имел право на «детский» отпуск), то предприятию, с которого он сейчас увольняется, не нужно выплачивать компенсацию за неиспользованный дополнительный отпуск на детей за такой год. Ведь предоставить «детский» отпуск или начислить компенсацию в случае его непредоставления должен был предыдущий работодатель. Сделал он это или нет, нынешнего работодателя волновать не должно.

Учтите: право на получение компенсации имеют как основные работники, так и совместители. Причем это право не зависит от основания увольнения. То есть даже когда у работника отсутствует право на отпуск с последующим увольнением (например, при увольнении за нарушение трудовой дисциплины), у него остается право на получение денежной компенсации за такой отпуск. Данный вывод поддерживал и Госкомпредпринимательства в письме от 23.07.2003 г. № 4382.

А когда работнику следует выплатить сумму компенсации

Сделать это нужно в день увольнения. Если же он в этот день не работал, компенсацию следует выплатить не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете ( ст. 116 КЗоТ). Нарушение этих простых правил грозит работодателю штрафом на основании ст. 265 КЗоТ, а его должностным лицам — админштрафом в соответствии со ст. 41 КУоАП.

Имейте в виду: выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска нужно и в случае смерти работника. Получателями компенсации в таком случае будут наследники умершего работника ( ч. 6 ст. 24 Закона об отпусках). Выплачивайте ее в порядке, установленном для начисленной, но не выплаченной заработной платы.

4.2. Заменяем отпуск компенсацией

Чтобы название подраздела вас не ввело в заблуждение, сразу отметим, что в процессе работы на предприятии заменить работнику отпуск денежной компенсацией можно лишь в отдельных случаях и при выполнении определенных условий. Кому и когда? Читаем!

Прежде всего запомните: получить компенсацию за неиспользованные дни отпуска могут только работники старше 18 лет. Это следует из ч. 5 ст. 24 Закона об отпусках.

Также учтите, что без прекращения трудовых отношений компенсировать деньгами можно лишь часть ежегодного отпуска (основного и дополнительных), причитающегося работнику за отработанный рабочий год.

При этом

продолжительность предоставленного работнику ежегодного и дополнительных отпусков должна быть не менее 24 календарных дней

То есть 24 календарных дня работник должен использовать для отдыха в отпуске, а остальные дни, по его желанию, можно компенсировать деньгами. Да-да! Получение денежной компенсации — это право работника, поэтому обязательным условием является желание работника.

Причем заметьте: выплатить компенсацию «за то, что превышает 24 дня», можно только после того как работник использует некомпенсируемые дни ежегодного отпуска за отработанный рабочий год, за который предоставляется отпуск. То есть нельзя вначале выплатить работнику денежную компенсацию за часть отпуска, а затем предоставить ему сам отпуск (см. письмо Минсоцполитики от 25.06.2014 г. № 248/13/116-14).

Как это работает, покажем на примерах

Пример 4.1. Продолжительность ежегодного отпуска работника — 24 календарных дня за отработанный рабочий год.

Этот работник сможет получить компенсацию за неиспользованный отпуск только при увольнении. С аналогичной позицией можно ознакомиться в письме Минтруда от 22.09.2005 г. № 09-430.

Пример 4.2. Работнику установлен ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней — 24 дня основного и 4 дня дополнительного отпуска за работу в особых условиях труда.

После того как работник использует 24 календарных дня ежегодного отпуска за конкретный отработанный рабочий год, он при желании сможет получить компенсацию за оставшиеся 4 дня ежегодного отпуска.

Пример 4.3. Работница, у которой двое детей в возрасте до 15 лет, имеет право на ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня и дополнительный социальный отпуск на детей продолжительностью 10 календарных дней.

В такой ситуации работница может использовать 14 календарных дней ежегодного отпуска и 10 календарных дней социального отпуска (всего 24 календарных дня). После того как обязательные 24 дня будут отгуляны, за оставшиеся 10 календарных дней ежегодного отпуска она имеет право получить денежную компенсацию.

Пример 4.4. Работник, который является инвалидом IIІ группы, не использовал ежегодный основной отпуск за 2 рабочих года общей продолжительностью 52 календарных дня (продолжительность ежегодного основного отпуска работника — инвалида IІI группы составляет 26 календарных дней).

В этом случае работник имеет право получить компенсацию за 4 календарных дня отпуска (26 х 2 — 24 х 2). Почему только за 4, а не за 28 (26 х 2 — 24) календарных дней отпуска?

Выше мы уже говорили, что законодательством не предусмотрен срок давности, после которого работник теряет право на ежегодные отпуска. Поэтому нельзя заменять денежной компенсацией неиспользованные ежегодные отпуска прошлых лет (обязательные 24 календарных дня). Следовательно, даже если работник не воспользовался своим правом на ежегодный отпуск за несколько предыдущих лет, работодатель все равно обязан предоставить ему эти отпуска. При этом 24 календарных дня за каждый отработанный рабочий год работодатель обязан предоставить работнику днями отдыха. А вот за «вершок», по желанию работника, может быть выплачена компенсация.

Имейте в виду:

работодатель не может отказать работнику в выплате денежной компенсации, если соблюдены прочие условия, перечисленные выше

В этом случае желание работника — закон. Для того чтобы получить компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска, работник пишет работодателю заявление в произвольной форме. На основании этого заявления работодатель издает соответствующий приказ (распоряжение). Приведем образцы таких документов.

4.3. Расчет суммы компенсации

Теперь перейдем непосредственно к определению суммы компенсации за неиспользованные дни отпуска. Этот процесс можно условно разделить на три этапа.

Разберем каждый из этапов.

Этап 1. Первое, что нужно знать для исчисления суммы компенсации, — сколько же причитающихся ему дней отпуска работник не использовал. Причем подсчет неиспользованных дней проводите отдельно по каждому виду отпусков, подлежащих компенсации (см. письмо Минтруда от 24.06.2011 г. № 208/13/116-11).

А как их подсчитать

Для расчета количества неиспользованных дней ежегодного отпуска за неполный рабочий год используйте такую формулу:

где Д_комп — количество дней неиспользованного отпуска, за которые предоставляется компенсация;

Д_отп — общая продолжительность ежегодного отпуска, предоставляемая за полный отработанный год;

К_отр — количество календарных дней в текущем рабочем году до дня увольнения;

П_отр — количество праздничных и нерабочих дней, установленных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на текущий рабочий год до дня увольнения;

К_год — общее количество календарных дней в текущем рабочем году;

П_год — общее количество праздничных и нерабочих дней в текущем рабочем году.

Почему необходимо применять эту формулу, а не считать дни, подлежащие компенсации, пропорционально отработанным месяцам? Дело в том, что работник «зарабатывает» свой отпуск ежедневно, а не после того, как отработает целый месяц. Значит, каждый день должен быть учтен при расчете количества дней неиспользованного отпуска.

Но возможна ситуация, когда работник не использовал ежегодный отпуск за несколько лет подряд. Как быть в таком случае? Тогда подсчитывайте дни, подлежащие компенсации, по такой формуле:

где Г — количество полных лет, отработанных на предприятии, за которые не использованы отпуска.

Полученное расчетным путем количество календарных дней округляйте с учетом математических правил округления. Таким образом, если в расчете получается 0,5 и более десятых — это число округляют до целого, т. е. до 1 календарного дня. Это подтверждает и Минсоцполитики в письме от 27.03.2013 г. № 321/13/84-13.

И еще один важный момент. Он касается руководящих, педагогических, научных, научно-педагогических работников, специалистов учебных заведений. Если такие работники до увольнения проработали:

— 10 месяцев и более, то им денежную компенсацию выплачивают за неиспользованные дни ежегодных отпусков из расчета их полной продолжительности ( ст. 24 Закона об отпусках);

— менее 10 месяцев, то компенсацию им выплачивают пропорционально отработанному ими времени из расчета продолжительности ежегодного основного отпуска за каждый отработанный месяц 5,6; 4,2 и 2,8 календарного дня при продолжительности отпуска 56, 42 и 28 календарных дней соответственно. Такая особенность предусмотрена п. 6 Порядка № 346.

Итак, с первым этапом (см. рис. 4.1 на с. 81) — определением количества неиспользованных дней отпуска, подлежащих компенсации, — разобрались. Далее расскажем, как рассчитать среднедневную зарплату.

Этап 2. Среднюю зарплату для расчета суммы компенсации исчисляют абсолютно так же, как и для расчета суммы отпускных, т. е. в соответствии с Порядком № 100. Так, в общем случае среднюю зарплату определяют исходя из суммарного заработка за последние 12 календарных месяцев работы, предшествовавших месяцу выплаты компенсации. Если же работник проработал на предприятии менее года, среднюю заработную плату исчисляют исходя из выплат за фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу по 1-е число месяца, в котором выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск.

Этап 3. Когда известны дни не использованного работником отпуска и средняя заработная плата, исчисленная в соответствии с Порядком № 100, можно рассчитывать сумму компенсации за неиспользованный отпуск. Для этого используйте формулу:

К = Д_комп х ЗП_ср,

где К — сумма компенсации за неиспользованный отпуск;

ЗП_ср— среднедневная заработная плата.

Рассмотрим пример.

Пример 4.5. Трудовой договор с работницей расторгают 21 апреля 2017 года. В соответствии с приказом ей при увольнении должны выплатить компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска за период с 07.12.2015 г. по дату увольнения.

Продолжительность ежегодного основного отпуска, установленная на предприятии, — 24 календарных дня.

Средняя заработная плата работницы за 12 месяцев, предшествующих выплате компенсации, составляет 235,00 грн./к. дн.

Получается, что работница не использовала ежегодный отпуск за отработанный рабочий год с 07.12.2015 г. по 06.12.2016 г. и часть ежегодного отпуска за период с 07.12.2016 г. по 21.04.2017 г.

На основании имеющихся данных рассчитаем количество неиспользованных дней ежегодного отпуска, подлежащих компенсации. Для этого воспользуемся приведенной ранее формулой.

где 136 — количество календарных дней за период с 07.12.2016 г. по 21.04.2017 г. (25 к. дн. + 31 к. дн. + 28 к. дн. + 31 к. дн. + 21 к. дн.);

4 — количество праздничных и нерабочих дней в этом же периоде (1, 7 января, 8 марта и 16 апреля 2017 года).

Сумма компенсации равна:

33 х 235,00 = 7755,00 (грн.).

4.4. Налогообложение и учет компенсации за неиспользованный отпуск

Один из главных вопросов, который волнует каждого бухгалтера, занимающегося начислением и выплатой компенсации увольняющемуся работнику: подлежат ли такие выплаты обложению ЕСВ, НДФЛ и ВС? Давайте вместе искать ответ!

ЕСВ. Облагать ЕСВ сумму компенсации за неиспользованные дни отпуска или нет, зависит от того, кому работодатель производит начисление такой компенсации:

— увольняющемуся работнику при проведении окончательного расчета

или

— уволенному работнику, т. е. физическому лицу, которое на день ее начисления уже не состоит в трудовых отношениях с предприятием.

Объясним, почему так.

Под «ЕСВ-прицел» в общем случае попадают выплаты, которые:

— начисляются работодателем наемному работнику — плательщику ЕСВ ( ст. 4 Закона № 2464);

— включаются в фонд оплаты труда в соответствии с Инструкцией № 5;

— не указаны в Перечне № 1170.

Вместе с тем в качестве исключения в базу начисления ЕСВ попадают также выплаты, начисленные бывшим работникам после увольнения (уволенным работникам) за отработанное время ( ч. 2 ст. 7 Закона № 2464 и п.п. 4 п. 3 разд. IV Инструкции № 449).

Что из этого следует?

Если компенсацию за неиспользованный отпуск выплачивают увольняющемуся работнику при проведении окончательного расчета, то в базу начисления ЕСВ она попадет

Ведь такая выплата соответствует всем критериям, о которых мы сказали выше, а именно:

— на момент ее начисления работник состоит в трудовых отношениях с работодателем. Дело в том, что день увольнения работника для него является последним рабочим днем. Именно в этот день работодатель обязан выплатить работнику все причитающиеся ему суммы, в том числе и компенсацию за неиспользованные дни отпуска ( ст. 116 КЗоТ);

— включается в фонд оплаты труда согласно п.п. 2.2.12 Инструкции № 5;

— не указана в Перечне № 1170.

Заметьте: в базу начисления ЕСВ включают и компенсацию, начисленную умершему работнику при проведении окончательного расчета. В свое время такую точку зрения излагал Пенсионный фонд (см. письмо от 22.10.2012 г. № 21362/н-11). Аналогичный вывод следует и из консультации, приведенной в категории 301.03 БЗ.

Учтите: если работник увольняется, не отработав месяц полностью, из-за чего база начисления ЕСВ по такому работнику оказалась меньше МЗП*, требование о ЕСВ с МЗП применять не нужно. Это следует из п. 8 разд. ІІІ Инструкции № 449, в котором прямо сказано, что «минимальное» правило применяют только в том случае, когда работник находился в трудовых отношениях полный календарный месяц или отработал все календарные дни отчетного месяца. Отсюда же делаем вывод: если работник уволен последним рабочим днем месяца, отработав его полностью, правило о начислении ЕСВ с МЗП соблюдать надо.

* Минимальная заработная плата, установленная законом на соответствующий месяц.

К сумме компенсации применяют те же ставки ЕСВ, что и для заработной платы, т. е. в общем случае — 22 %, а для инвалидов, работающих у юрлиц, — 8,41 %.

Компенсацию за неиспользованный отпуск, начисленную увольняющемуся работнику при проведении окончательного расчета, нужно отразить в Отчете по ЕСВ (форма № Д4). Причем в таблице 6 Отчета по форме № Д4 компенсацию за неиспользованные дни отпуска показывают в общей сумме заработной платы. Отдельно ее выделять не нужно.

А что если имеет место второй случай, т. е. компенсацию за неиспользованные дни отпуска начисляют уволенному работнику? В такой ситуации выплату в базу начисления ЕСВ не включают. Ведь она:

— начисляется лицу, которое на этот момент уже не состоит в трудовых отношениях с предприятием;

— является выплатой за неотработанное время, т. е. положения ч. 2 ст. 7 Закона № 2464 и п.п. 4 п. 3 разд. IV Инструкции № 449 в этом случае не работают.

Компенсацию неработнику в форме № Д4 не отражают

Однако пользоваться таким вариантом «ухода» от ЕСВ с суммы компенсации мы не рекомендуем. Ведь невыплата в день увольнения по вине работодателя сумм, причитающихся работнику, является нарушением трудового законодательства. Чем это чревато для работодателя? Согласно ст. 117 КЗоТ в случае отсутствия спора о размере причитающихся работнику сумм работодатель должен выплатить такому работнику его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета. Кроме того, предприятию за указанное нарушение грозит штраф на основании ст. 265 КЗоТ, а его должностным лицам — админштраф согласно ст. 41 КУоАП. Такая перспектива вряд ли кого-то порадует.

НДФЛ. Теперь давайте разбираться в «отношениях» компенсации за неиспользованные дни отпуска с НДФЛ.

Для начала вспомним, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика НДФЛ включаются, в частности, доходы в виде заработной платы, начисленные в соответствии с условиями трудового договора (контракта). При этом заработная плата для целей НДФЛ — это основная и дополнительная заработная плата, другие поощрительные и компенсационные выплаты, выплачиваемые (предоставляемые) плательщику налога в связи с отношениями трудового найма согласно закону ( п.п. 14.1.48 НКУ).

Как мы уже упоминали, п.п. 2.2.12 Инструкции № 5 относит компенсацию за неиспользованные дни отпусков к фонду дополнительной заработной платы.

Следовательно, такую выплату в составе зарплаты:

— облагают НДФЛ по ставке 18 %;

— учитывают при определении предельной суммы дохода, дающей право на применение НСЛ*. Ведь НСЛ предоставляют с учетом последнего месячного налогового периода, в котором плательщик налога был уволен с места работы ( п.п. 169.3.4 НКУ);

* Напомним: в 2017 году предельный размер дохода, при котором работник имеет право на НСЛ, составляет в общем случае 2240 грн., а для одного из родителей, имеющего право на НСЛ на детей, предельный размер дохода равен произведению 2240 грн. и количества детей, на которых такая льгота предоставляется.

— уменьшают на сумму удержанной НСЛ (при ее наличии).

В разделе I Налогового расчета по форме № 1ДФ сумму компенсации за неиспользованные дни отпуска отражают в составе заработной платы с признаком дохода «101».

ВС. Нельзя, конечно, обойти вниманием и военный сбор. Поскольку сумма компенсации за неиспользованные дни отпуска, как мы уже говорили, включается в состав налогооблагаемого дохода работника, то удерживать ВС из такой выплаты нужно ( п.п. 1.2 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ).

Ставка сбора — 1,5 %.

При этом помните: базой обложения ВС является начисленная сумма компенсации, т. е. уменьшать ее на НСЛ (при ее наличии) не нужно.

Общую базу обложения ВС, в которую попадет и сумма компенсации, а также общую сумму удержанного ВС отражают в разделе II формы № 1ДФ по строке «Військовий збір».

Налог на прибыль. С налоговоприбыльным учетом компенсации сильно заморачиваться не придется, поскольку он тесно дружит с бухгалтерским. Что это значит? А то, что базой обложения налогом на прибыль ныне служит бухгалтерский финрезультат до налогообложения ( п.п. 134.1.1 НКУ). При этом какие-либо корректировки, связанные с начислением и выплатой увольняющемуся работнику компенсации, проводить не нужно. Они разд. ІІІ НКУ не предусмотрены.

Бухгалтерский учет. Бухгалтерский учет компенсации за неиспользованный отпуск каких-либо хитромудростей не предполагает. Здесь все просто: начисление такой компенсации отражайте по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», а начисление на нее ЕСВ — по кредиту субсчета 651 «По расчетам по общеобязательному государственному социальному страхованию».

На вашем предприятии создается резерв отпусков*? Тогда субсчета 661 и 651 у вас должны корреспондировать с дебетом субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков». Объясним почему.

* О том, кто обязан формировать резерв отпусков, а также о порядке его создания и использования вы можете прочитать в разделе 5 на с. 92.

Вы уже знаете, что работник при увольнении может либо использовать причитающиеся ему дни отпуска, либо получить денежную компенсацию. В некоторых случаях компенсация по желанию работника выплачивается и тогда, когда он продолжает трудовые отношения с предприятием (см. подраздел 4.2 на с. 79).

Когда предприятие создает резерв отпусков, оно учитывает всех работников, которые не использовали свои отпуска, в том числе и тех, которые вместо причитающихся им дней отпуска захотят получить денежную компенсацию.

Получается, что суммы, выплачиваемые как компенсация за неиспользованные дни отпуска, уже отражены в расходах предприятия при начислении обеспечения на оплату отпусков. А значит, в бухгалтерском учете компенсацию надо отражать как обычные отпускные (по дебету субсчета 471), чтобы искусственно не были завышены расходы предприятия.

В случае если в соответствии с П(С)БУ резерв отпусков не создавался или его сумма не покрывает размера компенсации, расходы, связанные с начислением компенсации за неиспользованные дни отпусков, отражают в зависимости от места работы сотрудника по дебету счетов:

— 15 «Капитальные инвестиции»;

— 23 «Производство»;

— 91 «Общепроизводственные расходы»;

— 92 «Административные расходы»;

— 93 «Расходы на сбыт»;

— 94 «Прочие расходы операционной деятельности».

Суммы удержанных из компенсации НДФЛ и ВС учитывают по общим правилам: по дебету субсчета 661 в корреспонденции с кредитом субсчетов 641/НДФЛ и 642/ВС соответственно.

Точку в изучении общих «учетных» вопросов, касающихся начисления и выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, поставим, рассмотрев пример.

Пример 4.6. Помощник руководителя предприятия увольняется 21 апреля 2017 года. В соответствии с приказом ему при увольнении должны выплатить компенсацию за неиспользованные дни ежегодного отпуска за период с 28.11.2016 г. по дату увольнения (10 календарных дней). Сумма компенсации за неиспользованный отпуск составляет 1891,60 грн.

За последний месяц работы работнику начислена заработная плата в размере 4421,05 грн.

Предприятие создает обеспечение на оплату отпусков в соответствии с нормами П(С)БУ.

В учете предприятия начисление и выплата дохода за последний месяц будут отражены следующим образом (см. табл. 4.1):

Таблица 4.1. Учет окончательного расчета с работником при увольнении