Делопроизводитель: должностные обязанности и особенности документооборота. Профессиональная инструкция, актуальная на 2020 год. Куда пойти учиться на делопроизводителя и сколько денег можно получать?

КАК СПАСТИ СВОИ НАКОПЛЕНИЯ В КРИЗИС 2020: ЛУЧШИЕ ВАРИАНТЫ
  • BINARIUM
    BINARIUM

    Лучший брокер по бинарным опционам! Огромный раздел по обучению! Идеально для новичков! Бесплатный демо-счет! Заберите бонус за регистрацию:

  • Finmax (Форекс)
    Finmax (Форекс)

    Бонусы для новых трейдеров!

Доброго времени суток, уважаемые читатели проекта 50baksov.ru!

Что входит в должностные обязанности делопроизводителя?

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец  2020 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

Рейтинг лучших брокеров бинарных опционов за 2020 год:
  • BINARIUM
    BINARIUM

    Надежный брокер по бинарным опционам. Огромный раздел по обучению.

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Профессия делопроизводитель простыми словами: как правильно вести документооборот?

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании. Каждый день через руки специалиста проходит масса документации, которую необходимо проанализировать, обработать и, при необходимости, отправить адресату.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера — личные просьбы руководства, звонки, работу с клиентами, ведение корреспонденции и даже перевод документов с иностранных языков.Данная профессия перспективна, как правило, только в крупных компаниях, поскольку именно там существуют серьезные службы секретариата.

Работа делопроизводителя сводится к обработке большого количества документации. Рассмотрим, чем занимается представитель этой профессии, что входит в его обязанности, сколько он зарабатывает и каковы его карьерные перспективы.

Делопроизводство – одно из важных направлений деятельности многих компаний и организаций. Его суть заключается в сборе, оформлении и сохранении всей документации предприятия. Так как объем работы достаточно большой, в штате должен быть человек, основной задачей которого является грамотное ведение документооборота. Итак, давайте попробуем разобраться, кто такой делопроизводитель, что входит в его обязанности и какие требования к нему выдвигаются.

У документов есть свой жизненный цикл: их проектируют, согласовывают, утверждают, изменяют, сдают в архив. Чтобы этот процесс не вышел из под контроля, нужен делопроизводитель. Пришло в организацию официальное письмо – его надо внести в реестр, сделать цифровую копию, определить адресата и проконтролировать доставку.

Отдел кадров издал приказ о зачислении нового сотрудника – приказ надо согласовать с ответственными лицами, убедиться, что о новом сотруднике узнали в бухгалтерии, службе безопасности, отделе технической поддержки. Документ утратил силу – его надо определенным образом оформить и передать в архив

1. Как называется твоя профессия официально, по трудовой книжке?
Официально моя профессия называется  делопроизводитель, в трудовой книжке у меня записано «помощник исполнительного директора». Тип организации – некоммерческое партнерство.

2. Есть ли для нее другие названия, менее официальные или альтернативные?
Альтернативные и схожие названия – секретарь, секретарь-референт и прочее. Но если следовать официальным источникам, то все эти должности не одно и то же.

3. В чем твои основные обязанности, самые важные и незаменимые, ради которых взяли именно тебя, а не случайного человека с улицы?
Вероятно, меня взяли по той причине, что я ориентируюсь в делопроизводительной сфере лучше других, кто приходил до меня. Не думаю, что это заслуга только моего диплома. До прихода на это место, я работала лаборантом на кафедре, а в дальнейшем выполняла функции делопроизводителя в  одном из деканатов университета. Делопроизводство — составное слово из двух «Дело» и «Производство». Этот процесс включает в себя: создать, провести, проследить дело, процесс его выполнения и завершения. И таких дел одновременно может быть очень много. Составление документов (писем, актов, служебных записок), составление номенклатуры, ответ на телефонные звонки, оповещение руководителя о важных мероприятиях, регистрация, поиск необходимой информации.

4. Что ты делаешь помимо этих обязанностей на рабочем месте, без чего твою работу будут считать неполной, оштрафуют или просто сделают выговор (официальный или нет — неважно).
Также в мои обязанности входит ведение сайта и страницы в социальных сетях. Я слежу за тем, чтобы в офисе были необходимые расходные материалы (канцелярия и пр.), обеспечиваю продуктами питания и «чем-то к чаю».

5. Что еще ты добровольно делаешь на работе, что тебя никто не заставлял делать и никто не будет тебя ругать за то, что ты перестала это делать, но ты все равно продолжаешь делать это?
К этому я могу отнести полив растений, небольшая влажная уборка и поддержание чистоты (помимо того, что делает уборщица).

6. Что ты хотела бы делать на этой работе, но это невозможно?
Хотелось бы посещать некоторые интересные мероприятия, но, к сожалению, моя работа предполагает мое местонахождение практически постоянным в офисе.

7. Можешь ли ты описать свой потенциальный карьерный рост?
Честно говоря, достаточно сложно представить свой предстоящий карьерный рост. На ум приходит перевод в другой отдел, который специализируется на чем-то более конкретном. Например, кадровый отдел. Для возможного повышения я пошла получать второе высшее образование по специальности «Экономика предприятий и организаций».

Читайте также:  Как составить резюме: 10 лучших советов

8. В чем вершина мастерства твоей профессии?
Вершиной мастерства я считаю умение грамотно распределить время так, чтобы успеть все требующееся по твоим обязанностям и, может, взять на себя чуть больше. Я знаю, есть журнал «Секретарское дело», где делятся полезными мелочами, чтобы облегчить работу. Также выпускают много книг. Проводятся ежегодные конференции.

9. Опиши свое рабочее место.
Мое рабочее место — прежде всего приемная, куда попадает каждый гость. В комнате находится шкаф с папками, два стола рядом, сложенные буквой «Г» На одном находится практически вся техника, включая компьютер, принтер, телефоны, на втором лежат документы, папки, необходимые для работы, канцелярские принадлежности. В приемной также есть несколько стульев для посетителей, вешалка, холодильник и кофейный столик.

Всю флору приемной составляет один  кактус, подаренный мне нашими сотрудниками (их впечатлили мои истории о домашних кактусах), но в скором времени я собираюсь озеленить приемную чуть больше. Я сижу спиной к окну, с открытыми жалюзи. Предпочитаю естественный свет искусственному. Напротив меня над дверью кондиционер.

10. Опиши рабочие места своих коллег, которые работают с тобой в одном отделе, то есть вы вместе 8 часов в сутки.

В качестве других рабочих мест опишу кабинет моего начальника и старшего специалиста. Кабинет начальника напрямую соединен с приемной и вполовину меньше ее. Такие же два стола, как и у меня, только сложенные буквой «Т». На столе, что ближе к окну, стоит компьютер, рядом с ним соседствует тумбочка с принтером. Другой стол окружен стульями для посетителей. На столе обычно очень много бумаг, помимо канцелярских принадлежностей, и я ежедневно пополняю эту коллекцию. Часть из них мне возвращается.
Кабинет старшего специалиста во многом похож на кабинет начальника. Небольшой по площади, он вмещает в себя стол, рабочее кресло и тумбочку, на которой лежат бумаги. На столе помимо монитора, органайзер, старый перелистной календарь и бумаги.

11. Есть ли что-то, чего тебе не хватает для работы, но в ближайшее время улучшения ситуации не предвидится?
Скорее не чего-то, а кого-то. Все девушки, которых берут на работу к нам на должность второго делопроизводителя, не проходят испытательный срок. За 3 месяца привыкаешь к человеку, а затем новая сотрудница. Частенько получается, что к ним уходит часть моих обязанностей, а затем все возвращается. Решающее слово о приеме на работу выносит начальник и пока без положительного результата.

12. Опиши свой распорядок дня.
Я приезжаю на работу к 9 часам, остальные начинают с 10. Утром я просыпаюсь в 7 часов, чтобы успеть собраться и выйти из дома на электричку. Моя дорога до работы относительно проста. 40 минут на электричке плюс 15 пешком до офиса. Без пяти минут девять или ровно в девять, если не сильно спешить, я открываю офис. Обед официально начинается в 13:00, но редко когда совпадает с этим временем. Час свободного времени наступает всегда позже. Ухожу с работы я в шесть часов вечера. Задержки бывают крайне редко, но я не чувствую дискомфорт от того, что приходится задерживаться, чтобы доделать работу.

13. Насколько эффективен твой рабочий день?
Если делить на проценты, то 75-80% из 100% посвящено работе.

14. Если бы ты могла вернуться к тому моменту, когда только начинала искать эту работу, и знала бы о ней то, что знаешь теперь, ты все равно выбрал бы ее?
Да, мне нравится наш коллектив и мне нравится моя работа.

15. Тебя устраивает твоя заработная плата?
Моя заработная плата меня устраивает. Конечно, помечтать о более высокой никто не мешает, но если считать по справедливости, то все нормально. Многие получают меньше.

16. В детстве ты мечтала об этой работе или о какой-то другой?
В детстве я о чем только не мечтала, насмотревшись фильмов) Больше всего я хотела быть полицейским в США, поскольку в фильмах все полицейские были неимоверно круты)

17. Какое образование и навыки нужны для твоей работы?
Требуется специальное образование, иначе бы не было такой специальности. Владеть деловым языком не научат ни в школе, ни в университете на специальности «Инженер», искусство телефонных переговоров в сфере производства отличается от нашего обычного общения с родителями, друзьями и знакомыми. Вкратце эти умения включают в себя: корпоративную этику и психологию делового общения, документоведение и документационное обеспечение.

18. Ты можешь описать человека, который идеально подходил бы на твое рабочее место?
Усидчивый. Человек в первую очередь должен быть очень усидчивый. Поскольку много работы рутинной, требующей внимания и занимающей много времени. С хорошей памятью на события. Спокойный и терпеливый. Он должен уметь быстро и точно вычленять главное и уметь выделять дела, требующие срочного решения и отсроченного.

19. Ты считаешь свою работу временной или это занятие на значительную часть твоей жизни?
Для себя я поставила временную планку в 4-5 лет. После того, как я получу образование и пройдет какое-то время, я пойму, удовлетворяет меня положение дел и нужно ли мне что-то менять.

20. Есть ли дресс-код в твоей работе?
Да, при приеме на работу я подписывала отдельное соглашение о дресс-коде, в котором упомянуто, что недопустимы колготки в сеточку, прозрачные кофточки и чересчур открытые вещи. Мне было перестроиться не сложно. Мой стиль относится к классическому. Юбки, брюки, платья спокойных тонов, чаще темных. Блузки, кофты светлые. Осенью накидываю на плечи накидку/палантин/платок.  Также я могу разнообразить свой внешний вид бижутерией. Обувь – классические туфли на каблуке.

Экскурс в историю

Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.

Профессия делопроизводителя получила официальный статус приблизительно в середине 20 столетия, когда возникла острая необходимость в ведении отчетности для каждого учреждения. Этого требовало законодательство. Отреагировав на спрос, учебные заведения открыли направления подготовки специалистов в области документоведения.

В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.

Описание профессии

В ведении делопроизводителя находятся канцелярские дела управленческого персонала. В принципе, в значительной мере его обязанности пересекаются с такой профессией, как секретарь, поэтому при найме на работу нередко дается описание должности как делопроизводителя-секретаря. Однако это действительно скорее для малых предприятий, не имеющих финансовых ресурсов нанять высококвалифицированного специалиста по документационному обеспечению управления.

Имеет место и обратное: по мере роста бизнеса возникает потребность сразу в нескольких профессионалах-документоведах. На плечи делопроизводителя ложатся следующие обязанности:

  • Соблюдение сохранности важных документов (и, соответственно, уничтожению лишних);
  • Надлежащее оформление документов;
  • Сбор различной необходимой информации по требованию своего руководителя;
  • Ведение архива.

Чем должен заниматься современный делопроизводитель?

В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий. Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам.

Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером. Ковалева Ольга Владимировна Психолог, ведущий эксперт центра «Профориентатор».

Если делопроизводитель хочет построить успешную карьеру, то ему крайне важно развивать soft skills (надпрофессиональные навыки). Фокусировка на задачах, скорость реакции, внимательность к мелочам и хорошая память крайне важны для того, чтобы вас заметили и поставили на руководящую должность. Для их развития я настоятельно рекомендую использовать бесплатный онлайн-тренажер Викиум.

По статистике нашего центра 87% тех, кто прошел полный курс обучения получили повышение в течение года, при этом 98% увеличили свою зарплату более чем в 1,7 раз. Если говорить о школьниках и студентах, то результаты просто феноменальны. 96,4% прошедших обучение поступили в вуз, 67,8% из них набирали в среднем более 74 баллов на ЕГЭ.

Средний балл по дипломам у студентов составил 4,8. Узнать подробности >> Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя.

Читайте также:  Работа в Швейцарии в 2020 году. Пошаговая инструкция как трудоустроиться в Швейцарии от А до Я. Как переехать и какие средние зарплаты? Система налогообложения и последствия неофициальной работы

Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.

Где учиться на документооборот?

В зависимости от того, каким запасом времени и денежных средств обладает человек, существует несколько вариантов постижения азов профессии делопроизводителя:

  1. На соответствующих учебных курсах – длятся от сорока часов и более, отличаются большой гибкостью и разнообразием учебных программ;
  2. В учреждениях среднего профессионального образования – обучение по специальности «Документоведение и архивоведение» составляет 2 года 5 месяцев, если абитуриент изволил пойти учиться после девятого класса. Прием, как правило, осуществляется без экзаменов;
  3. В учреждениях высшего образования – такую возможность предоставляют почти все гуманитарные вузы, включая крупнейшие в России — МГУКИ, РАНХиГС, РГГУ и другие – которые имеют соответствующий факультет документоведения. Высшее образование дает возможность стать претендентом на высокооплачиваемую позицию в крупной компании, получивший его человек становится экспертом в области делопроизводства. Он сможет принимать деятельное участие в разработке стандартов документации, предлагать свои варианты по рационализации канцелярской деятельности предприятия

От качества документационной работы на предприятии зависит как полнота и своевременность информирования руководства, так и точность исполнения его приказов. Поэтому так важно, чтобы в компании был грамотный делопроизводитель. Кто это такой, все-таки? Это правая рука руководителя и один из самых важных людей в бизнесе.

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой. Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование.

Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение».

Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность». Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

  • Томский национальный исследовательский госуниверситет.
  • Южный федеральный университет.
  • Российский социальный госуниверситет.
  • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
  • Московский технологический университет.
  • Дальневосточный федеральный университет.
  • Московский институт культуры.
  • Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
  • Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
  • Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны.

Например:

  • Колледж Министерства иностранных дел РФ.
  • Колледж Московского финансово-юридического университета.
  • Технологический колледж № 21.
  • Колледж сферы услуг № 3.
  • Колледж Алтайского госуниверситета.
  • Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
  • Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Знания, умения и навыки

Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю: Знать основные положения единой государственной системы делопроизводства и специальные отраслевые акты, в которых изложено, как правильно вести документацию.

Уверенно владеть компьютером и офисной оргтехникой. Уметь быстро и грамотно работать с документацией (оформлять, вести реестры, архивировать и так далее). Владеть навыками общения с клиентами. Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.

Личные качества

Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств. Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать: аналитическим умом; способностью к продолжительной концентрации внимания на решении проблемы; хорошей памятью; умением работать в режиме мультизадачности; порядочностью; доброжелательностью; стрессоустойчивостью; коммуникабельностью; восприимчивостью к критике и самокритичностью.

Уровень оплаты

На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России – 25 тысяч рублей. Так как зарплата делопроизводителя различается по городам, приведем для наглядности несколько примеров:

Москва – от 20 до 100 тысяч рублей.

Санкт-Петербург – от 25 до 70 тысяч рублей.

Новосибирск – от 20 до 30 тысяч рублей.

Екатеринбург – от 13 до 35 тысяч рублей.

Казань – от 15 до 25 тысяч рублей.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

  • В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
  • Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
  • Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
  • Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
  • Уметь следить за порядком исполнения документации;
  • Понимать, как производится отправка исходящих документов;
  • Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
  • Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
  • Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.
В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Как производится прием корреспонденции?

Пожалуй, главное, с чем приходится сталкиваться делопроизводителю – принимать протоки входящей документации как от дочерних, так и от вышестоящих организаций, от рядовых граждан и других предприятий. Порядок приема писем имеет четкую последовательность действий, отступать от которой не рекомендуется:

  1. Предварительная обработка документов. Служащий должен проверить, не повреждены ли входящие документы. Для этого все письма, кроме личных, подлежат вскрытию. Помимо целостности, уточняется правильность доставки. После этого на входящих бумагах проставляется особый регистрационный штамп и отмечается дата приема в канцелярию;
  2. Сортировка бумаг по адресатам – т. е. по отдельным подразделениям компании, а также руководителям;
  3. Предварительное рассмотрение – на этом этапе уже личные секретари руководителей отделов прочитывают входящие документы и принимают решение, какие из них стоит положить на стол руководителю (обычно это каждое пятое письмо). При необходимости делается выписка из других документов, если это необходимо для прояснения истории вопроса;
  4. Начальник, рассмотрев документ, принимает по нему свое решение, указав его в виде резолюции;
  5. Делопроизводитель должен тщательно блюсти соблюдение резолюций руководителей, не допуская срыва указанных в них сроков.

Чем занимается делопроизводитель в детском саду?

Делопроизводство в заведениях, специализирующихся на воспитании детей-дошкольников, строится на принципах, присущих ведению документов в любой другой отрасли, с некоторой своей спецификой. В частности, делопроизводитель в детском саду обязан:

  • Своевременно и точно составлять должностные инструкции для воспитателей;
  • Подавать документы в отдел образования;
  • Вести приказы о зачислении детей согласно очереди;
  • Составлять документы по кадровому составу (отпуска, пенсии и т. д.);
  • Работать со сторонними государственными службами (водоканал и другие);
  • Могут возложить работу по ведению официальной страницы учреждения в сети Интернет.

Среди особенностей работы в детском саду – сравнительно небольшая заработная плата, по сравнению с аналогичными должностями в коммерческих учреждениях. Однако есть и свои плюсы:

  • Отпуск регулярно предоставляется летом, когда садик закрыт;
  • Некоторые заведения предоставляют своим сотрудникам бесплатное питание;
  • Если у делопроизводителя есть ребенок, он будет иметь более высокие шансы без очереди попасть в садик.

Для того чтобы заполучить эту работу, достаточно иметь среднее специальное образование по профилю, а также опыт работы по специальности. В работе служащий будет среди прочего основывать свои решения на Уставе, который должен иметь каждый детский сад.

Требования к делопроизводителю

Основные требования к делопроизводителю включают в себя:

  • высшее образование (желательно: экономика, документоведение, архивоведение);
  • владение ПК и офисной техникой;
  • умение работать с документами (оформление, ведение реестров, архивирование и т.п.);
  • умение вести коммуникации с клиентами;
  • опыт работы на аналогичной или схожей должности от 1 года.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым.

В некоторых компаниях также требуется знание английского языка.

Чем делопроизводитель отличается от секретаря

Секретарь – это «лицо офиса»: он встречает посетителей, отвечает на звонки, напоминает руководителю о совещаниях, командировках и прочих деловых событиях. Бывает, что секретарю поручают документооборот. Но совмещать в себе обе функции – секретарские и делопроизводственные – можно только при малом потоке документов. Когда поток огромен, без отдельного специалиста или даже целого управления по ведению документооборота не обойтись.

Читайте также:  Какие самые высокооплачиваемые профессии в 2019 году: статистика от МинТруда и от самых крупных сайтов по поиску работы

Кому понравится эта работа

Если вы любите все упорядочивать, умеете подолгу сосредотачиваться на одном деле, цените аккуратность и внимательны к мелочам.

Где можно сделать карьеру

Построить карьеру в области делопроизводства можно только в крупных организациях, где огромный поток корреспонденции, служебных записок, приказов. Это могут быть любые компании со штатом сотрудников свыше 250 человек, университеты, культурные учреждения, справочные службы.

Что нужно уметь

Работа с документами подразумевает и работу с людьми: инициаторами, согласующими лицами, секретарями, курьерами, другими делопроизводителями. Поэтому вам нужно хорошо представлять структуру организации, знать, какой специалист за что отвечает, уметь налаживать контакты с коллегами.

Вам предстоит овладеть компьютерными программами:

  • текстовые редакторы (Word, Open Office Writer);
  • редакторы электронных таблиц (Excel, Open Office Calc);
  • файловые менеджеры (проводник Windows, Total Commander);
  • корпоративные системы автоматизации документооборота (1С:Документооборот, Documentum);
  • почтовые сервисы (Outlook, Yandex.Почта, Gmail).

Вы будете много работать с офисной техникой, поэтому подмечайте, как пользоваться сканером, принтером, факсом, копировальным аппаратом, шредером.

Оформление документов и их движение в организации регламентируется внутренними нормативными актами и общероссийскими ГОСТами. Последние стоит изучить заранее.

Преимущества и недостатки

Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы.

К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.

Карьерный рост

Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.

Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации. Перспективность профессии Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной.

В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.

Профессия: делопроизводитель

Сегодня юристам, бухгалтерам, программистам можно только посочувствовать в объемах работы, им приходится работать с огромными массивами информации каждый день: законодательная база и условия рынка постоянно меняются.

А инструкция по делопроизводству, как была принята в прошлом веке, в восьмидесятые годы, такой она остаётся и по сей день, как монолит. Что-то новое здесь сложно придумать, процесс делопроизводства настолько упорядочен за века, что в него невозможно внести даже какие-то незначительные изменения, он просто в этом не нуждается.

Есть такая профессия – делопроизводитель. Люди этой профессии как раз-то ничего и не производят: они только фиксируют для истории то, что делают остальные, но без них всё равно никуда. Делопроизводство – это деятельность по документированию и организации работы с документами. Традиционно в организациях документооборотом занимается общий отдел или канцелярия, аппарат или секретариат.

Делопроизводитель всегда в курсе всех событий, которые происходят на предприятии. Ни одна мышь не проскочит мимо канцелярии: не пройдет ни одна новость, ни одна кадровая перестановка, ни одно известие. Точно так же и не выйдет за пределы организации. Канцелярия работает даже тогда, когда предприятие ликвидируется: ведь должны же быть документы кем-то сданы в архив.

Педантичность в оформлении документов нередко обращается и против их составителей: достаточно вспомнить нацистскую Германию времен Второй мировой войны. У немцев всегда был абсолютный порядок в документах, что и позволило всем без исключения другим народам, чьи представители потерпели от режима, потребовать компенсаций. Это стало возможным только благодаря сохранившимся документам.

Документы – это история. В романах о разведчиках упоминается расхожая шутка: «Подумал – не говори. Сказал – не записывай. Записал? Не удивляйся!». Вспоминается и трепетное отношение к «переписке Бестужева» в фильме «Гардемарины, вперёд!», или переписка королевы в романе Александра Дюма «Три мушкетера», насколько бумажные документы в чужих руках способны повлиять на ход истории. Или слова Михаила Булгакова в романе «Мастер и Маргарита»: «Рукописи не горят!». Рукописи действительно не горят.

В среде делопроизводителей свой профессиональный юмор тоже присутствует. «Верьте людям на слово, заверенное подписью и печатью» сегодня актуально, как никогда. Ранее, во времена Киевской Руси, для скрепления договора достаточно было «купеческого слова», «слово купца» скрепляло условия сделки лучше, чем печать любого нотариуса.

Оттого и появился бумажный документооборот, чтобы можно было держать в руках материальные доказательства чужой нечестности… Сегодня все документы принимают электронный, цифровой вид: «электронная подпись», «электронный документооборот» и т.д., даже договора готовятся и заверяются в «электронном виде». Виной всему быстрота: пока вы подпишете документ лично, вы потратите дополнительное время, а время сегодня – бесценно. В этом причина возникновения и отличительное удобство электронных документов от бумажных.

В сети Интернет почти вся информация основывается на слухах и домыслах, а реальные документы в качестве доказательств мало кто может предоставить, да никто и не задается особо такой целью, вот и снижается доверие к Интернету как к источнику информации, а в библиотеки снова выстраиваются очереди, как во времена СССР. Серьезные, уважающие себя и своих читателей писатели и журналисты всегда пойдут в архив, чтобы подкрепить свои сообщения осязаемыми реальными бумажными документами.

Бывает, правда, что документы тоже теряются… Потерять можно ключи от квартиры или кошелёк с деньгами, а как можно потерять документ? Если Его Величество Документ потерялся, значит, это кому-нибудь нужно!

Как и у всех профессий, у делопроизводителей есть своя библия. Это книга Фила Портера «Съесть или быть съеденным». Воистину, без внимательного изучения и использования принципов и методов работы, изложенных в этой книге, в делопроизводстве делать абсолютно нечего. Рекомендую всем, кто осваивает профессию делопроизводителя, сделать книгу Фила Портера своей настольной книгой.

Профессия «делопроизводитель» накладывает очень сильный отпечаток на личность человека и на его повседневную жизнь, очень способствуя подавлению первых двух. Девиз «Порядок в делах – порядок в мыслях!» делопроизводители переносят во все остальные сферы жизни, у нас в семье этот девиз знает даже шестилетняя дочка. Всегда озвучиваю его, когда необходимо напомнить дочке о необходимости сложить разбросанные по комнате игрушки.

Делопроизводители никогда не останутся без работы: делопроизводитель – это профессия, которая способна обеспечить куском хлеба на всю жизнь. Порядочность и преданность своей профессии гарантированно принесут вам ещё и пару кусочков масла на хлеб, это надёжная, стабильная, размеренная работа и на неё всегда будет спрос. Однако, если вам захочется немножко икры, придётся изучить ещё несколько иностранных языков, а также… осваивать другую профессию.

Документы стали появляться вместе с возникновением письменности. Особенно распространёнными среди них были различные грамоты: купчие, судные, указные. Ещё в те времена документы имели большую значимость и составлялись с применением дорогих материалов. В этих целях на Древней Руси использовалась не простая бумага, а пергамент, изготовленный из телячьей или козлиной кожи.

Делопроизводители занимаются документационной работой. Независимо от области, в которой они трудятся, их функции носят примерно одинаковый характер, – это позволяет сформировать единый стандарт для ведения документов. Так, их деятельность можно разделить на несколько взаимосвязанных этапов: подготовка документа, его оформление, обработка и хранение.

Они принимают почтовые письма, ведут деловую переписку, составляют отчёты о проделанной работе. Эти специалисты принимают приходящие в организацию письма, направляют их должностному лицу, которому они адресованы, контролируют прохождение документов и исполнение указанных в них распоряжений. В своей работе они используют различные технические устройства: телефон, факс, копировальный аппарат, принтер, сканер.

Представитель профессии «делопроизводитель» обязан принимать и регистрировать поступающие в учреждение письма и документы, Важно, чтобы каждая из таких документационных посылок дошла до адресата. Их доставка и соблюдения распоряжений, которые содержатся в таких письмах, также находятся под контролем делопроизводителей.  Он должен составлять и оформлять служебные документы. Кроме того, он обязан заниматься копированием, размножением документов, ведением архива, следить за его сохранностью.

Рейтинг лучших ФОРЕКС-брокеров за 2020 год:
Добавить комментарий