Основные должностные обязанности офис менеджера, которые он должен выполнять. Актуально на 2019-2020 год. Как составить и прописать инструкции для офисных менеджеров?

Особенности работы и должностные обязанности офис-менеджера

Приветствуем постоянных читателей и гостей сайта 50baksov.ru! Профессия офис-менеджера является популярной и востребованной, несмотря на то, что появилась она совсем недавно. Данная профессия относится к категории администрирования, однако многие считают, что она более близка к разделу секретариат.

Действительно, просматривая вакансии для офис-менеджеров, в описаниях можно увидеть такие обязанности, как работа с документами, клиентами и персоналом. Офис-менеджер в некоторой степени совмещает работу секретаря, администратора и менеджера по персоналу, однако выполняет лишь отдельные их функции.

Работа в офисе предусматривает управление рабочими процессами, создание благоприятной обстановки для поддержания трудовой деятельности. Офис-менеджер хоть и выполняет работу, связанную с самыми разными отделами и сотрудниками, но подчиняется лишь директору или менеджеру по персоналу. В крупных сетевых компаниях имеется отдельная должность руководитель направления офис-менеджеров. Должностные обязанности

Перечислим наиболее важные обязанности офис-менеджера, которые присущи данной специальности вне зависимости от профессиональной специфики организации:

  • наблюдение и обеспечение непрерывности работы всех сотрудников, в том числе секретариата, курьерской службы доставки и водителей, технического персонала;
  • содержание в организационном порядке документации (по месяцам, неделям или в алфавитном или ином порядке);
  • прием и распределение входящих звонков
  • встреча клиентов, выяснение потребностей и направление в соответствующую службу или непосредственное решение вопросов;
  • заведование административно-хозяйственными ценностями (канцелярией, техническим оборудованием), их списание в случае необходимости;
  • подготовительные работы, связанные с документооборотом товарно-транспортных накладных и счетов;
  • учет расходов офиса, сохранение чеков об оплате услуг и товаров, связанных с благоустройством офисного помещения;
  • организация праздничных мероприятий и поздравлений сотрудников с личными праздниками.

Помимо перечисленных обязанностей, на офис-менеджера могут возложить работу по ведению учета деятельности поставщиков, а также некоторые переговорные моменты. В компаниях с иностранным капиталом офис-менеджеру может понадобиться время от времени выполнять функции переводчика.

Данная работа подойдет активным молодым людям, которые любят работать в коллективе, с хорошими организаторскими способностями.

Должностная инструкция офис- менеджера

  1. Общие положения
    1.1. Главной задачей офис-менеджера является информационно-административная поддержка офиса.
    1.2. Офис-менеджер находится в прямом подчинении директора ООО «Рога и копыта»

1.3. Офис-менеджер назначается и освобождается от должности приказом директора ООО «Рога и копыта»

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется: действующими законодательными актами РФ, Уставом предприятия, Правилами внутреннего трудового распорядка,  Положениями о функциональных службах (структурных подразделениях) общества, приказами (указаниями) директора, нормативно-методическими документами по организации и ведению делопроизводства.

1.5. На время отсутствия офис-менеджера на рабочем месте входящие звонки переадресовываются на директора или лицо,  указанное Директором..
1.6. Во время длительного отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, назначенный  директором, который наделяется соответствующими правами, обязанностями и ответственностью за надлежащее выполнение функциональных обязанностей.
Требования к внешнему виду
1. Деловой стиль в одежде
2. Ухоженные волосы, наличие прически
3. Обязателен макияж (недопустимо: яркий и вызывающий макияж, отсутствие макияжа)
4. Ухоженные руки, наличие нейтральных тонов лака на ногтях

2. Функциональные обязанности
2.1. Работа:
2.1.1. Прием входящих телефонных звонков, получение информации о причине звонка и имени абонента, правильная и оперативная переадресация звонков, и передача информации сотрудникам офиса.
При этом:
— снимать трубку не позже 3-его звонка;
— сняв трубку, представиться: «Компания «Рога и копыта», доброе утро/день/вечер» (Доброго времени суток).
— вежливо попросить звонящего представиться, если он не сделал этого и соединить с нужным сотрудником — «Представьтесь, пожалуйста»,  «Могу я узнать как Вас зовут?»;
— в случае отсутствия нужного сотрудника, попросить звонящего оставить информацию («Иванова сейчас уехала на встречу, я могу записать информацию для нее или отправить сообщение ей на мобильный») или предложить помощь фразами «Чем я могу Вам помочь?», «Возможно, кто-то еще может решить Ваш вопрос» и т.д.
Все вышеперечисленные действия должны выполняться оперативно, чтобы не занимать долго телефонную линию.

2.1.2. Прием сообщений и телефонограмм для сотрудников офиса во время их отсутствия или невозможности вести телефонные переговоры.

2.1.3. Переадресация всех электронных сообщений, поступающих в «Рога и копыта»

2.1.4. Отправка сообщений и телефонограмм на мобильный телефон (sms) и дублировать на электронную почту.
2.1.5. Поиск требуемой информации в телефонной базе, в Интернете
2.2. Осуществление передачи необходимой рабочей информации каждому сотруднику Компании.
2.3. Ведение общего делопроизводства:
— регистрация всей входящей корреспонденции (ведение журнала регистрации входящей корреспонденции);
— регистрация всей исходящей корреспонденции (ведение журнала исходящей корреспонденции);
— регистрация договоров, заключаемых с ООО «Рога и копыта»,-регистрация пришедших на собеседование в журнале посещений

2.4. Выполнение машинописных работ.
2.5. Ведение, внесение изменений в список телефонов сотрудников компании (внутренние, мобильные, домашние).

2.6 Рассылка по электронной почте, факсу, методом телефонограмм коммерческих предложений потенциальным или возможным клиентам.

2.7. Отслеживать методом обзвона дошла ли информация до адресата.

2.8 Предложение услуг ООО «Рога и копыта»  методом личного общения либо по телефону, либо при личном посещении клиента.

  1. Права
    Офис-менеджер имеет право:
    3.1. Вносить на рассмотрение непосредственному руководителю компетентные и обоснованные предложения по улучшению условий труда, иные рациональные предложения.
    3.2. Требовать обеспечения нормальными условиями труда (помещением, рабочим местом, средствами труда).
    3.3. Пользования утвержденными  директором Инструкциями, приказами, распоряжениями, Правилами и др. документами, регламентирующими работу офис-менеджера.
    3.4. Информировать непосредственное руководство о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в работе.
    3.5. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от руководителей структурных подразделений и др. сотрудников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
    3.6. Получать от руководства или должностных лиц Компании информацию, материально-технические и иные средства, необходимые для осуществления своих функциональных обязанностей.
    4. Ответственность
    Офис-менеджер несет ответственность:
    4.1. За некачественное и несвоевременное выполнение задач и обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
    4.2. За неиспользование и / или неправомерное использование предоставленных настоящей Инструкцией прав.
    4.3. За несоблюдение законодательства РФ, Инструкций, приказов, распоряжений, Правил и др. документов, регулирующих работу секретаря.
    4.4. За несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
    4.5. За порчу или небрежное отношение к хранению и использованию, хищение имущества фирмы.
    4.6. За грубое, нетактичное отношение (поведение) при общении с персоналом и посетителями фирмы.
    4.7. За сохранность документации и несоблюдение интересов фирмы, выдачу конфиденциальной информации, документации (коммерческой тайны) о фирме и ее клиентах третьим лицам.
    4.8. За предоставление непосредственному руководству ложной или искаженной отчетной и др. документации (информации).
    5. Взаимодействие с подразделениями (отделами), должностными лицами
    5.1. Офис-менеджер взаимодействует со следующими функциональными подразделениями (отделами) и должностными лицами Компании:
    Все отделы компании: прием телефонных звонков/передача или переадресация информации, отправка факсимильных и internet сообщений, прием заявок на доставку/получение корреспонденции
    6. Режим работы, право подписи.
    5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.
    5.2. В связи с производственной необходимостью, офис-менеджер может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Обязанности по вакансии офис-менеджер ( описание работы, вакансии, должностная инструкция и ответственность)

Алгоритм работы для вакансии офис-менеджер  и обязанности к этой вакансии могут отличаться, а это все зависит от организации, а потом следующей организации и т. д. Тем не менее, основной характер  работы людей на вакансии офис-менеджеростается прежним, т.е. выполнении определенных работ, таких как надзор за сотрудниками, которые помогают в управлении бизнесом — эффективно. Чтобы получить лучшее понимание обязанности для вакансии офис-менеджер, нужно учитывать ниже перечень обязанностей выполненных им в той или иной организации.

Администрация 
В обязанностях вакансии офис-менеджер  заключается в поддержании надлежащего учета офиса. Для этого он должен иметь хорошее знание различных систем подачи. Офис-менеджер должен следить за тем, что безопасность и безопасность всех официальных документах строго сохраняется. Это особенно важно в случае работы в больницах и детских домах. Это один из самых важных обязанностей медицинских вакансий офис-менеджер, чтобы конфиденциальная информация пациента не просочилась наружу. Кроме того, в небольшой организации, можно ожидать от офис-менеджера  выполнения определенных секретарских обязанностей, такие как принимать телефонные звонки, а также ввести важные документы.
Техническое обслуживание и содержание внутреннего и внешнего офиса структуры, например, офисная мебель, электробытовые приборы, офисное здание и т.д., также подпадает под обязанности офис-менеджера. Офис-менеджер гарантирует, что эти вещи для того, чтобы сотрудники могли работать без перерыва.

Читайте также:  10 способов Как правильно искать работу в 2019-2020 году и как НЕ нужно это делать. Комментарии экспертов и HRов

Покупка 

Это одна из обязанностей офис-менеджера, чтобы иметь достаточные запасы в офисе, такие как файлы, канцтовары, чистящие  принадлежности и т.д. В большой организации, офис-менеджер просто должен составить список вещей, необходимых для фирмы и дать ее  в отдел закупок, который, в свою очередь сделает заказ.  В небольших компаниях это может делать и сам-офис менеджер.

Бухгалтерский учет

Также определенные бухгалтерские работы подпадают по должностной инструкции офис- менеджера. В этом случае от офис-менеджера ожидается учет офисных расходов. Другой обязанностью офис-менеджера является заполнения табеля выхода на работу сотрудников фирмы, используемый в дальнейшем для расчета заработной платы. Офис-менеджер несет ответственность за заполнение  табеля по зарплате, затем и к распределению денежных средств  среди сотрудников.

Набор, обучение и оценки 

В большой организации, это человеческие ресурсы, которые входят в департамент который обязуется в наёме  и обучении новых сотрудников. Но в небольших организациях, эта бизнес-функция попадает в обязанности офис-менеджера. Таким образом, офис-менеджер участвует в наборе, начиная с момента объявления вакантного места на определенную должность в определенной фирме, где все это дело размещается  в газетах, интернет порталах по поиску  резюме. После чего   приглашает кандидатов на свободную  вакансию пройти собеседование, провести его самому или же с поддержкой коллег и выбрать окончательный вариант.

После этого, офис-менеджер обязуется подготовкой новобранцев, что делает их знакомыми с офисной политикой и процедурами в нутрии фирмы. В некоторых организациях на плечи офис-менеджера падают такие задачи как мотивация  сотрудников за счет поднятием  им заработной платы, что в свой черед  поднимает процент  выполнения определённых  работ сотрудниками.

Связь 

Если есть любые изменения в графике офиса, политики или процедур, это все падает на плечи офис-менеджера. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечить, чтобы сотрудники следовали  графику работы фирмы. Кроме того, любое важное замечание или информацию, которая должна быть доведена до сотрудников, управления передается через офис-менеджера.

Для выполнения этих обязанностей офис-менеджер, человек должен иметь хорошие навыки в общению с людьми, организаторские способности, навыки принятия решений, навыки общения, а также математические навыки. Зарплата офис-менеджера, в начальной фазе своей карьеры, не так много, но с опытом, это, безусловно, становится одним из наиболее прибыльных карьер вокруг.

Сегодня в мире, на вакансию офис-менеджер можно ожидать в любой точке земного   $25000 и далее годовая зарплата после пяти лет опыта. Таким образом, все те, кто хочет попасть в эту профессию, нужно уже  начать планировать сегодня, как и высшее образование в любой области менеджмента, маркетинга или финансов, является обязательным, чтобы стать офис-менеджером.

Другой вариант инструкции

  1. Общие положения
    Офис-менеджер относится к категории руководителей.
    2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее профессиональное образование, (высшее; среднее) специальную подготовку (курсы, классы, пр.) по направлению “Офис-менеджер”, опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)
    3. Офис-менеджер должен знать:
    3.1. Устройство офиса и принципы его зонирования.
    3.2. Принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса.
    3.3. Методы стратегического и тактического планирования.
    3.4. Принципы контроля и методики проведения контрольных мероприятий.
    3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
    3.6. Сферу деятельности и виды ответственности работников офиса.
    3.7. Принципы построение организационной структуры офиса.
    3.8. Мотивационные методы и мотивационные стратегии.
    3.9. Основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства.
    3.10.Основы бухгалтерского учета.
    3.11.Принципы организации снабжения офиса.
    3.12. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
    3.13. Особенности составления, разновидности и структуру текста документов.
    3.14. Деловой этикет.
    3.15. Иностранный язык.
    3.16. Правила пользования оргтехникой.
    3.17. Техническое оснащение офиса.
    3.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
    3.19. Основы трудового законодательства.
    3.20. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
    4. Назначение на должность офис-менеджера и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
    5. Офис-менеджер подчиняется непосредственно ___________________________________.
    6. На время отсутствия офис-менеджера (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
    II. Должностные обязанности офис-менеджера
    Офис-менеджер:
    1. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса: осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования (компьютеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, копировальных машин и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию и температурный режим).
    2. Организует подготовку документов, материалов, информации, необходимых для начала работы офиса и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса.
    3. Разрабатывает “кодекс” поведения в офисе, обеспечивает работников офиса визитными карточками (бейджами, пр.).
    4.Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка телефонограмм); контролирует культуру речи секретарей (операторов).
    5. Руководит работниками офиса (секретарями на приеме, телефонными секретарями (телефонными операторами), курьерами, водителями), распределяет обязанности между ними, доводит до сведения работников принятые решения, определяет степень ответственности работников, разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы, анализирует эффективность работы, осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
    6. Осуществляет контроль за соблюдением работниками офиса установленных стандартов одежды и офисного внешнего вида.
    7. Разрабатывает и ведет бюджет расходов на офисные нужды.
    8. Организует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др., проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
    9. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляет доверенности, организует платежи за поставленные канцтовары, расходные материалы и иные товарно-материальные ценности, необходимые в работе офиса, оформляет платежные документы.
    10. Организует приемку и учет канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса.
    11. Обеспечивает хранение канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
    12. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
    13. Организует использование в работе офисной оргтехники (компьютеров, принтеров, пишущих машинок, факсимильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.); осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
    14. Организует:
    — встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
    — прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
    — материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
    15. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловой встречи).
    16. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организует документооборот офиса.
    17. Организует ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет деловую переписку, обеспечивает рассылку необходимых материалов.
    18. Осуществляет инвентаризацию хозяйства офиса.
    19. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
    20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
    21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
    22. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.).
    III. Права офис-менеджера
    Офис-менеджер имеет право:
    1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
    2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
    3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
    4. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
    5. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия представления о назначении, перемещении и увольнении работников офиса; предложения о поощрении отличившихся работников; предложения о наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей трудовой дисциплины и распорядка работы офиса.
    6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
    IV. Ответственность офис-менеджера
    Офис-менеджер несет ответственность:
    1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
    2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
    3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
    Должностная инструкция офис-менеджера разработана в соответствии с .
    Согласовано
    Юрисконсульт
    _________________(Ф.И.О.)
    «_____»___________200 г.
    С инструкцией ознакомлен(а):
    _________________(Ф.И.О.)
    «_____»___________200 г.
Читайте также:  Как в 2019 году найти работу в Южной Корее и кем можно устроиться? Реальные истории и отзывы гастробайтеров

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

I. Общие положения

  1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
  2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.
  3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.
  4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.
  5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.
  6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.
  7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
    — законодательными актами Украины;
    — Уставом Компании;
    — Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;
    — Положениями об отделах Компании;
    — приказами руководства;
    — нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
    — настоящей Должностной инструкцией.
  8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.
  9. Офис-менеджер должен знать:
    — организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;
    — положения, приказы и внутренние процедуры Компании;
    — функции и задачи подразделений Компании;
    — функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;
    — свои функциональные обязанности и права;
    — свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.
  10. _________________________________________________________________.
  11. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

  1. Выполняет функции секретаря Компании:
    1.1. Документационное обеспечение управления:
    — приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;
    — фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;
    — работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;
    — работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
    — организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;
    — работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
    — ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;
    — оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
    — по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
    — по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
    — по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
    — формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.
    1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
    1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
    1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
    1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.
  2. Обеспечивает жизнедеятельность офиса:
    — Заказ воды по мере необходимости.
    — Заказ канцелярии ежеквартально.
    — Осуществление подписки на периодические издания.
    — Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.
    — Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.
  3. Координирует и контролирует работу:
    — водителя (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);
    — курьеров;
    — уборщицы.
  4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:
    — добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;
    — качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;
    — поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;
    — эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;
    — соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;
    — не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации сведений, полученных в силу служебного положения, определенных специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.
  5. _________________________________________________________________.
  6. _________________________________________________________________.

III. Права

Офис-менеджер имеет право:

  1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
  2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.
  3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
  4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.
  5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.
  6. Принимать решения в пределах своей компетенции.
  7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.
  8. _________________________________________________________________.
  9. _________________________________________________________________.

IV. Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

  1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.
  2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.
  3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».
  4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.
  5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.
  6. _________________________________________________________________.
  7. _________________________________________________________________.
Читайте также:  Какие самые востребованные профессии в России в 2019, 2020 и 2021 годах? Статистика топовых зарплат по профессиям для мужчин и женщин, рекомендации по выбору специальности для студентов.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель
структурного подразделения:
________
(подпись)
______________________
(ФИО)
«____» ____________ ____г.
Начальник
юридического отдела:
________
(подпись)
______________________
(ФИО)
«____» ____________ ____г.
С инструкцией ознакомлен: ________
(подпись)
______________________
(ФИО)
«____» ____________ ____г.

Что должен и что не должен делать офис-менеджер

  1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность офис-менеджера [наименование организации в родительном падеже] (далее — Общество).

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.

1.3. Офис-менеджер относится к категории руководителей и имеет в подчинении:

— секретаря ресепшн;

— делопроизводителя;

— уборщицу.

1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Общества.

1.5. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.6. Офис-менеджер отвечает за:

— надлежащую организацию работы по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества;

— исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников аппарата управления;

— сохранность информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества;

— обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях аппарата управления.

1.7. В практической деятельности офис-менеджер должен руководствоваться:

— законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами Общества, регламентирующими работу по организации управления и деятельность аппарата управления;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;

— указаниями, приказаниями, решениями и поручениями руководителя Общества;

— настоящей должностной инструкцией.

1.8. Офис-менеджер должен знать:

— законодательство, нормативно-правовые акты по профилю деятельности Общества;

— организационную структуру общества, систему управления и порядок ее функционирования, ее профиль и специализацию, а также цель и стратегию развития;

— текущие и перспективные потребности общества в основных видах ресурсов, необходимых для обеспечения ее повседневной деятельности;

— задачи аппарата управления по обеспечению потребностей общества, ее возможности по решению указанных задач;

— методы комплексного анализа состояния дел в обществе, принципы антикризисного управления;

— современные теории менеджмента;

— передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента;

— состав и структуру управленческой документации общества;

— менеджмент (в объеме, требуемом для эффективного руководства аппаратом управления), деловой этикет, правила ведения деловой переписки по основным вопросам повседневной деятельности общества;

— средства вычислительной техники, коммуникации и связи;

— правила и нормы охраны труда.

1.9. В период временного отсутствия офис-менеджера его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

  1. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Офис-менеджер обязан осуществлять следующие трудовые функции:

2.1. Возглавлять работу по обеспечению взаимодействия между подразделениями Общества, аппарат управления и уверенно руководить его деятельностью.

2.2. Создавать оптимальные условия для своевременного и качественного выполнения аппаратом управления возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком (регламентом) работы, схемой организационного взаимодействия.

2.3. Участвовать в работе по формированию стратегии развития Общества, определению ее основных направлений, ключевых мер по ее реализации.

2.4. Обеспечивать надлежащее оформление проектов документов планирования деятельности Общества, их представление на рассмотрение и утверждение руководителя Общества, последующее доведение документов до сведения соответствующих должностных лиц.

2.5. Обеспечивать взаимодействие между аппаратом управления и подразделениями предприятия (включая филиалы и представительства) посредством личного общения с руководителями подразделений, в т.ч. с использованием технических средств коммуникации.

2.6. Принимать меры к организации и поддержанию на должном уровне информационно-документационного обеспечения деятельности Общества, в том числе эффективное ведение деловой переписки, надежное хранение управленческой документации, оперативное исполнение документов и информационных запросов.

2.7. Руководить работой по совершенствованию и оптимизации технологии управления организацией (предприятием), в том числе в условиях кризиса.

2.8. Осуществлять лично и через подчиненных действенный контроль за состоянием деятельности подразделений Общества, их результатами и регулярно информировать об итогах контроля руководителя Общества, требовать от руководителей подразделений устранения выявленных в ходе контрольных мероприятий недостатков.

2.9. Консультировать руководителя организации, руководителей подразделений по актуальным и насущным вопросам практической организации управленческой деятельности.

2.10. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств аппарата управления в интересах выполнения им задач по предназначению.

2.11. Обеспечивать надежную защиту информации (документов), содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества.

2.12. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации, профессионального роста, развития деловой карьеры и должностного продвижения в соответствии с личными заслугами и уровнем квалификации.

2.13. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил охраны труда и техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

2.14. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

2.15. Создавать условия для внедрения и надлежащего функционирования передовых технологий управления, их последующего усовершенствования и оптимизации.

2.16. Руководить планированием и отчетностью по вопросам деятельности аппарата управления.

2.17. Руководить разработкой унифицированных форм документов, необходимых для обеспечения деятельности аппарата управления, а также внутренних организационно-нормативных и нормативно-методических документов по вопросам управления.

2.18. Изучать, обобщать и применять в деятельности аппарата управления передовой отечественный и зарубежный опыт менеджмента.

2.19. Рассматривать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест аппарата управления и представлять их для принятия решения директору Общества.

2.20. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять должностным лицам с соответствующими полномочиями отчетную и иную документацию.

В случае необходимости офис-менеджер может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно по решению руководителя организации в порядке, предусмотренном законодательством о труде.

  1. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.

3.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в его компетенцию.

3.3. Давать распоряжения и указания подчиненным работникам и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

  1. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ И ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4.1. Офис-менеджер несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя;

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач;

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях;

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы;

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам;

4.1.6. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы офис-менеджера осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций;

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основными критериями оценки работы офис-менеджера являются качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

  1. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы офис-менеджера определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.

  1. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

Пожалуйста, поделитесь этой статьей в любой из социальных сетей:
Добавить комментарий