Бэк офис: что это такое простыми словами и как его сделать. Функции, которые выполняет Бэк-офисный отдел. Когда нужно открывать Бэк, а когда не обязательно?

СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:

Что такое БЭК-ОФИС — простой ответ что это значит, определение

Радостного дня всем посетителям сайта 50baksov.ru! Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе, вы узнаете из этой статьи.

Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

БЭК ОФИС – ЭТО ОТДЕЛ В КОМПАНИИ, ЗАДАЧЕЙ КОТОРОГО ЯВЛЯЕТСЯ ОФОРМЛЕНИЕ, РЕГИСТРАЦИЯ, УЧЕТ ОПЕРАЦИЙ, СВЯЗАННЫХ С ФИНАНСАМИ ФИРМЫ.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

  • бухгалтерия,
  • отдел кадров,
  • администрация фирмы,
  • служба поддержки, аналитики,
  • статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

КАК ВЕСТИ БИЗНЕС?

Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис. На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

  1. Репутация фирмы.

На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.

Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.

Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.

  1. Увеличение прибыли.

Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.

Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.

  1. Ответственность за риски в новых сделках.

Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.

Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

  1. Банк.

В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, открытию счетов.

Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.

  1. Торговля и сбыт.

В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.

  1. Общепит.

Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

  1. Оформление и регистрация сделки.
  2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
  3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
  4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству.

Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

BACK-OFFICE– ЭТО КОМПЬЮТЕРНАЯ ПРОГРАММА, КОТОРАЯ КОНТРОЛИРУЕТ И ВЫПОЛНЯЕТ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЕ ПРОЦЕССЫ ФИРМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ПРОДАЖАМИ, ФИНАНСАМИ, УЧЕТОМ И Т.Д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

  1. Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

  1. Автоматический учет и контроль за фирмой.

Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

  1. Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программа ускоряет многие организационные процессы.

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Читайте также:  Открываем выгодный бизнес по переработке мусора в 2019-2020 годах. Подробное пошаговое руководство от А до Я для начинающих предпринимателей, которые любят экологию.

Зачем нужно организовывать бэк-офис?

Данные подразделения существуют во многих организациях. Бэк-офис – это отдел или департамент компании, имеющий определенные функции. Речь идет о рутинных, административных и обслуживающих. Традиционно в функции входят также информационные технологии (администрирование и служба поддержки), отдел кадров и бухгалтерия.

В некоторых организациях отдельно прописаны дополнительные направления работы, которые должен выполнять бэк-офис. Что это? Нередко сотрудники данного отдела занимаются статистическим и аналитическим учетом продаж, закупками, складскими остатками и ведением архива.

Если же этот бэк-офис — подразделение банка, то в функции включено выполнение клиринговых операций, текущего расчетно-кассового обслуживания и прочее.

На начальных этапах развития бизнеса схема застройки помещения любой компании была особенной. Передний план занимал так называемый фронт-офис. Это делалось для того, чтобы у клиентов была возможность быстро и легко найти нужного работника. Естественно, руководство вкладывало в это помещение значительные средства, делая дорогой ремонт, уборку и обстановку. Фронт-офис должен был производить наилучшее впечатление, поскольку это — «лицо» любой компании.

Сотрудники его должны также соответствовать по стилю одежды и поведения. Это публичная сторона любой компании.

На втором плане традиционно располагался бэк-офис. Это такое место, в котором осуществлялось само производство, находилась система административных помещений, различных отделов, складов и прочее.

Поэтому данные территории традиционно были грязноватые, мрачные и не очень ухоженные. За презентабельностью данных помещений не очень следили, так как клиенты в них никогда не появлялись. Естественно, к внешнему виду сотрудников не предъявляется специальных требований. В большей степени уделялось внимание профессиональным умениям и навыкам.

Данное разграничение офиса на два крупных подразделения, которые выполняют разные функции, хорошо себя зарекомендовало и существует до настоящего времени.

Сотрудники фронт-офиса создают красивую «картинку» для компании. В то же время именно благодаря персоналу back-office происходит развитие и процветание компании. Почему? Давайте рассмотрим.

Значимость и важность бэк-офиса для развития компании

Практика показывает то, насколько велика роль данного подразделения для организации.

Во-первых, бэк-офис помогает поддерживать репутацию компании в ситуации жесткой конкуренции. Естественно, если сотрудники хорошо и четко выполняют свои обязанности. Ведь для любого клиента основным критерием хорошей компании является качественно оказанная услуга. Благодаря сотрудникам back-office совершается полный цикл той или иной операции.

Во-вторых, управление рисками также осуществляет бэк-офис. Что это приносит компании? Именно сотрудники данного отдела составляют отчеты, подбирают данные, факторы и делают расчеты, на основании которых принимаются управленческие решения. Поэтому правильность и точность их очень важна для будущего компании. Сотрудники же выполняют крайне ответственную работу, снижая значительно риски.

В-третьих, служба бэк-офис занимается также разработкой новых методов экономии и рационализаторских предложений. Естественно, напрямую сотрудники финансовые средства для компании не зарабатывают. Но они могут косвенно влиять на этот процесс.

Бэк-офис в банке

Является операционно-учетным подразделением. Благодаря его работе, обеспечивается деятельность основных отделов.

Бэк-офис занимается учетом и регистрацией сделок с ценными бумагами, управлением пассивами и активами, а также расчетами с клиентами. Но это только вершина айсберга.

Бэк-офис выполняет операции по оформлению кредита. Помимо этого, сотрудники нередко занимаются открытием счетов, осуществлением бухгалтерских операций и управлениями рисками.

Бэк-офис: документарное оформление и сопровождение сделки на рынке ценных бумаг

В банках бэк-офис нередко состоит из нескольких подразделений. Особенно, если организация совершает большое количество сделок на рынке ценных бумаг. В обязанности сотрудников входит электронное и документарное оформление, их сопровождение. Остановимся на этом более подробно.

Во-первых, работник back-office осуществляет ведение журнала регистрации сделок, оформляет договор купли-продажи ценных бумаг определенного эмитента.

Далее происходит процесс перерегистрации ценных бумаг. Речь идет о передаче прав собственности. Для «запуска» данного процесса сотруднику бэк-офиса необходимо оформить передаточное распоряжение и узаконить текущую сделку.

После того как осуществлена перерегистрация и подтверждающий документ получен, работник контролирует процесс окончательного расчета.

На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.

Помимо этого, бэк-офис занимается аналитическими (внутренними) сделками между подразделениями в организации в системе перераспределения финансов.

Для сферы торговли в последние годы нередко используют разнообразные программы автоматизации back-office.

Бэк-офис в сфере розничной торговли

При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.

Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.

В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.

Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.

Бэк-офис в сетевой торговле

Основными направлениями работы в сетевой торговле являются:

  • внесение изменений и дополнений в большую номенклатуру товаров;
  • обмен данными между отделениями;
  • ведение централизованного учета;
  • получение оперативных сводок о функционировании филиалов и др.

Для облегчения работы и обеспечения взаимодействия офиса с сетью торговых точек, нередко используют автоматизированный вариант back-office. Данные программы позволяют организации более эффективно и быстро работать.

Бэк-офис в предприятиях общественного питания

В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:

  • совершение рутинных обязательных операций;
  • ведение товарного и складского учета;
  • процесс контроля над производством блюд;
  • сбор и анализ данных;
  • составление отчетов.

В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.

В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.

Что это такое?

Фронт офисом называют то подразделение фирмы, в котором сотрудники заняты скорее работой с клиентами, покупателями или заказчиками, чем выполнением услуг сервиса и внутренних бизнес функций.

В зависимости от направленности фирмы фронт офис выполняет различную работу. Так в финансовых компаниях данное структурное подразделение отвечает за продажи и трейдинг, в банках — консультирование клиентов, открытие и закрытие вкладов, получение кредитов, в страховых фирмах фронт офис — это непосредственное заключение контрактов на страховые услуги.

В бэк офисе дела обстоят иначе. В данном отделе заняты внутренним распорядком, ведением дел компании, администрированием. Сюда же относятся сервисная служба клиентской поддержки, отдел по вакансиям и трудоустройству, внутренняя бухгалтерия бизнеса, IT, аналитики, учет данных прошлых лет.

Бэк офис обеспечивает работу всех департаментов организации. Работники здесь не имеют прямого контакта с клиентами и покупателями и не выполняют работы, связанной с клиентурой, но занимаются теми видами деятельности, которые позволяют фирме работать в должном режиме.

Мидл офис является связующим звеном между фронт и бэк. Данное подразделение обыкновенно не ведет непосредственного общения с клиентами, но выполняет прямую проверку и обработку операций, связанных с внешними контактами компании. Например, в банке мидл офис занимается проверкой кредитной истории, вводом информации в базу данных.

Мидл офис возник с целью заполнить существующий разрыв в информации между фронт и бэк подразделениями.

Откуда взялось название?

Несложно догадаться, что термины имеют английское происхождение. Фронт (front) переводится как «передний», бэк (back) — задний, а мидл (middle) — средний. Название фронт офиса связано с тем, что данное отделение является первым, с которым контактирует клиент, то есть, находится ближе всего к нему, впереди всех остальных структур фирмы.

Понятие бэк офиса появилось еще в те времена, когда план строительства офисного здания предусматривал наличие помещений для прямого контакта с людьми — фронт офиса, а администрирование и склады, производственная часть находились сзади. Так называемое служебное помещение, куда могли проходить только сотрудники фирмы.

Мидл офис — средний, серединный, поскольку находится между бэк и фронт отделами по своему значению, но вовсе не обязательно, что этот отдел должен физически располагаться между упомянутыми выше передним и задним структурным подразделением. Вполне возможно, что сотрудники мидл офиса будут делить рабочее помещение с бэк офисом, но заниматься своими делами.

Читайте также:  Что такое оборотный капитал простыми словами. Основные виды оборотных средств и их отражение в финансах и бухучёте

Сравнение работы в бэк, фронт и мидл офисе

Бэк и фронт офисы являются противоположностью друг для друга. Фронт офис представляет собой лицо компании, поскольку ведет прямое общение с клиентами. Его менеджеры постоянно пребывают на виду, от их компетентности и предприимчивости напрямую зависит будущий успех компании. Работа в бэк офис представляет собой работу в тени. Сотрудников данного подразделения не видят клиенты, их не знают в лицо.

Однако именно этот отдел занимается благополучием фирмы, внутренним распорядком. Фронт офис, бэк офис и мидл офис выполняют различные функции. Передовой офис занимается увеличением быстроты работы с покупателями, гостями или клиентами, молниеносно регистрирует совершенные операции по покупке или продаже, отвечает за сохранность полученной информации и ее подлинность.

Бэк офис, или задний офис, занимается аналитикой, в том числе анализирует совершенные операции и полученную прибыль, отвечает за подготовку цен на товары, фиксирует эти данные в базе, работает с ценообразованием, контролирует передвижение товаров на складах, решает, какие необходимо совершить внутренние покупки для фирмы.

В задачи бэк офиса входит оформление документации на совершенные сделки, которые совершили трейдеры или менеджеры-«фронтовики».

Мидл офис определяется такими базовыми ролями:

  • Контроль качества продукции;
  • Юридический отдел;
  • Казначейство;
  • Управление рисками.

Разделение между департаментами обычно происходит на уровне программного обеспечения или аппаратного оснащения. Явной черты между ними может и не быть — граница проходит только на уровне системы понятий. Однако важно разделять работу в бэк офисе и переднем офисе на управленческом уровне и с точки зрения психологии.

Управляющее звено должно осознавать, что в отделении, отвечающем за внутренние дела фирмы, необходима работа профессионалов, специалистов с большим опытом работы, потому что на них возложено больше ответственности и сложных задач.

Многие руководители относятся к бэк офису или мидл офису посредственно, возлагаясь на фронтовиков, которые отвечают за успех сделок прямыми контактами. Однако важность внутренних подразделений необходимо брать на вооружение по следующим причинам:

  • Сотрудники бэк и мидл офиса отвечают за поддержание репутации фирмы. Так качественное сервисное обслуживание покупателей, общение по телефону по вопросам поддержки многое говорят о компании и зачастую сильно меняют отношение к ней.
  • Контроль рисков — ответственность мидл офиса. Управляющее звено принимает решения, основываясь на данные, цифры, расчеты и документы, которые к ним поступают из офисов, поэтому важна их точность. Средний офис рассчитывают возможные риски и предотвращают убытки, которые могла бы понести фирма.
  • Юридический отдел не позволяет организации случайно совершить действия, противоречащие действующему государственному закону.
  • Благодаря бухгалтерии внутренние дела фирмы всегда находятся в упорядоченном режиме и ни одна затрата не уходит из базы данных.

Конечно, стоит понимать, что все подразделения одинаково важны. В этой статье нам удалось разобрать особенности фронт, бэк и мидл офиса. На основе данного разбора стало предельно ясно, что для правильного ведения дел необходимо иметь четкое деление обязанностей, когда каждый сотрудник и каждый департамент выполняют свою задачу, а в совокупности получается единая бесперебойная деятельность организации.

Бэк-офис отдела продаж

Бэк-офис — это сервисная часть отдела продаж. Там располагаются юристы, касса, гарантийный отдел, администратор, водитель. Чаще всего эти функции недооценены. Но мы бы хотели начать именно с него, так как считаем, что менеджеры должны продавать. Хороший менеджер стоит дорого и должен уметь продавать.

Организацией процесса заключения сделки пусть занимаются другие люди. Если у вас все иначе, то считайте, что значительную часть своего рабочего времени ваш менеджер не продает. Если перевести в денежный эквивалент, вы недосчитаетесь миллионов. После этого вопрос об организации бэк-офиса быстро решается

Администратор

Красивая девушка, которая с улыбкой встречает клиентов . И хороший хозяйственник, обеспечивающий фактическое функционирование офиса продаж . В нем должно быть чисто и комфортно, не жарко и не холодно, у менеджеров должны быть обеды, а в детском уголке — карандаши и раскраски; не стоит также забывать о туалетной бумаге и мыле. Кроме того, администратор пресекает доступ в фронт-офис посторонних людей, рекламных агентов, представителей сетевого маркетинга и т.д . Ничто не должно мешать менеджерам продавать!

Юридический отдел

Он занимается всеми процессами, требующими юридического вмешательства . Это очень важная работа, требующая постоянного внимания. Избавленный от нее менеджер сможет активнее выполнять свои прямые обязанности. Юристы играют огромную роль в сокращении цикла сделки . Бесценно, когда клиент приходит в регистрационную палату, а там для него уже занята очередь

Касса

Наличие защищенной, вынесенной в отдельное помещение кассы в офисе продаж — очень удобная вещь . Ее эффективность заключается в том, что вы сокращаете срок фактического поступления денежных средств, а зачастую и дебиторскую задолженность . Покупателю очень удобна система «одного окна». Это сервис. Он дорогого стоит. Если нет возможности организовать кассу, то расположите офис продаж неподалеку от представительства какого-либо банка. Тогда покупатель сможет внести деньги на расчетный счет в режиме шаговой доступности.

Гарантийный отдел

Если в зданиях, входящих в состав ваших проектов, уже живут люди, то просто необходимо выводить гарантийное обслуживание из обязанностей менеджера. Покупатели, которые привыкли к нему, начнут атаковать именно его, если у них стало дуть из окон. И менеджер надолго выпадет из рабочего процесса. А в это время он должен продавать. В это время утекают ваши деньги! Поэтому работа менеджера заканчивается вручением «памятки новосела». Если что-то пошло не так, то направить покупателя в гарантийный отдел должен администратор, минуя менеджера по продажам.

В этом пункте мы плавно перешли к задачам УК (управляющей компании), так как ее работа начинается там, где начинается жизнь в доме и его эксплуатация . Мы не будем рассматривать эту компанию как бизнес- единицу, а лишь поговорим о взаимодействии с жителями.

Если вас обслуживает местный ЖЭК, то вы должны знать и передавать вашим покупателям его координаты при возникновении любого вопроса, решением которого занимается УК. Если управляющая компания — это отдельный бизнес в структуре вашей компании, то позаботьтесь о следующих аспектах.

Во-первых, УК должна иметь свой сайт и быть представлена в социальных сетях, где разместит телефоны всех служб или людей, отвечающих за эксплуатацию зданий и придомовой территории . Во-вторых, на этих площадках можно вести прямое общение с жителями, принимать заявки.

Управляющая компания должна работать в соответствии с вашей концепцией и придерживаться ваших принципов работы с клиентами Особенно это важно, если вы строите большой микрорайон и заселенная очередь строительства автоматически способствует продаже строящейся. УК также влияет на формирование культуры проживания. Она может проводить различные праздники и конкурсы, объединяющие людей. От уровня чистоты и порядка в домах и дворах зависит то, захочется ли жильцам мусорить .

Бренд управляющей компании и его развитие — отдельная тема . Просто будьте полезны своим покупателям и после того, как передали им ключи и подписали акт приемки квартиры

Рассмотрим ситуацию, показывающую всю важность работы управляющей компании и ее коммуникаций с покупателями (жителями). предположим, ваш офис продаж находится в одном из домов микрорайона. Такое встречается часто. куда пойдет человек, если у него не убирают подъезд? К менеджеру, у которого он купил квартиру два года назад. И будет долго обсуждать с ним вопросы чистоты. Нужно принимать меры, чтобы недовольный житель шел в УК. почему, вы уже поняли. пока менеджер трудится за УК, сделки не совершаются.

Нужен ли в отделе продаж бэк-офис?

От того, насколько правильно заполнена отчетная документация, журналы зависит планирование всей последующей работы и получение прямой прибыли. Оптимизировать расходы и сделать работу более продуктивной поможет бэк-офис.

Часто поставщики, клиенты, специалисты не могут в полной мере оценить работу отдела продаж. А ведь от него зависит процветание бизнеса, выручка и количество сделок. На менеджерах, секретарях, помощниках часто держится практически все. От того, насколько правильно заполнена отчетная документация, журналы зависит планирование всей последующей работы и получение прямой прибыли. Оптимизировать расходы и сделать работу более продуктивной поможет бэк-офис.

Его роль в работе отдела продаж

Это подразделение, которое занимается обеспечением работы всех подразделений. Он участвует в управлении активами, дает возможность снизить расходы на содержание головного офиса, сделать взаимодействие отделов более эффективным.

Читайте также:  Как открыть зоомагазин с нуля и заработать на нём в 2019-2020 году. Подробное руководство от А до Я. Сколько стоит открыть зоотовары и сколько прибыли они принесут?

Благодаря такому сервисному подразделению можно предложить клиентам обслуживание VIP-уровня. Обычно в бэк-офис отдела продаж входят специалисты следующих отделов:

  • юридического,
  • административного,
  • гарантийного.

Его членами являются кассиры и водители. Все они помогают сделать работу менеджеров продаж эффективной и позволяют им рационально использовать свое рабочее время. Поэтому считается, что бэк-офис обязательно должен быть организован в отделе продаж.

Бэк-офис и контроль торговых представителей

При использовании бэк-офиса можно узнать, как контролировать торговых представителей . Для этого применяются разные инструменты. Сегодня во многих компаниях для этого устанавливается специальное программное обеспечение. Одним их самых продвинутых является «Аймаркт». С его помощью можно не только поддерживать взаимодействие всех отделов, но и увеличить эффективность работы торговых представителей.

Преимуществом использования приложений и ПО i-markt является возможность составления отчетов, аналитических данных. Торговые представители часто используют в своей работе i-Markt Mobile. Эта версия может работать в связке с офисными модулями, установленными у сотрудников бэк-офиса. С помощью приложения можно:

  • осуществлять более быструю и качественную передачу информации,
  • собирать фотоотчеты,
  • проводить контроль.

С использованием отдельных функций продукта специалисты разных уровней могут общаться между собой. Для этого была разработана система внутреннего чата и сообщений.

Таким образом, для организации более продуктивной работы всей торговой организации обязательно нужен бэк-офис. Для обеспечения взаимодействия между ним и другими подразделениями целесообразно использовать программу для управления менеджерами по продажам. С помощью такого подхода можно усовершенствовать работу всех структур, а значит, повысить продажи.

Как правильно организовать домашний бэк-офис

Несколько советов и идей о том, как хранить дома финансовые документы.

Чем больше мы начинаем пользоваться финансовыми услугами, тем больше различных документов сваливается на нашу голову: депозитные и кредитные договора, договора страхования, договора по зарплатным, кредитным или личным пластиковым картам, договора по аренде ячеек в банке и т.д.

И это при том, что ежемесячно мы получаем коммунальные счета, счета на оплату мобильной связи и домашнего Интернета, сохраняем чеки или гарантийные листы о покупке разных вещей (чтобы в случае чего вернуть их назад в магазин) и т.п. При таком потоке документов очень важно научиться вести правильный их учет, чтобы всегда быстро найти необходимую бумагу.

Предлагаем вам ознакомиться с рядом советов, которые позволят сделать ваш домашний документооборот более организованным.

  1. Проведите инвентаризацию всех документов в доме.

Соберите все документы в одну кучу, переберите их и определите, стоит ли их вообще хранить или нет. Если вы сомневаетесь относительного будущего конкретного документа, отложите его в сторону, продолжайте инвентаризацию, а после ее окончания вернетесь к нему и определите его судьбу.

  1. Организуйте удобную для вас систему группировки документов

После окончания инвентаризации отсортируйте оставшиеся бумаги по категориям (оплата коммунальных услуг, телефонные счета, финансовые документы, гарантийные талоны и т.д.). Определенных правил группировки документов нет, главное чтобы вам было понятно и удобно находить нужные бумаги в будущем.

Дальше разложите отдельные документы каждой категории по файлам, а файлы скрепите в папки. Рекомендуется использовать папки различных цветов, чтобы легче было идентифицировать нужную папку. Независимо от того, одного цвета папки или разного, обязательно присвойте название каждой папке и напишите его на ней. Например, «Документы по кредиту», «Депозитные договора», «Коммунальные счета» и т.д.

  1. Разложите все документы и папки в алфавитном порядке

Все файлы в каждой папке тоже желательно идентифицировать с помощью цветных стикеров, на которых написать название документа, а после этого все файлы разложить в алфавитном порядке.

Желательно также в алфавитном порядке расставлять и папки, в которых хранятся документы. А сами папки с документами мы рекомендуем хранить на полках или в шкафах, которые можно закрыть (стеклянными или деревянными дверцами) для того, чтобы на документах было меньше пыли.

  1. Храните часть документов в электронном виде.

Старайтесь не «обрастать» бумажными документами, если в этом нет необходимости. Многие документы можно хранить в электронном виде на вашем домашнем компьютере, на диске или флэшке. Например, если вы оплачиваете какие-то платежи через Интернет, то копии документов об оплате однозначно можно хранить в электронном виде, а приходящие по почте бумажные счета выкинуть в мусор.

  1. Не забывайте делать регулярные ревизии.

Если у вас появилась необходимость взять и положить какой–то документ в конкретную папку, воспользуйтесь возможностью бегло просмотреть другие документы на степень целесообразности их хранения. Со временем многие документы устаревают и от них лучше избавляться (например, закончился депозитный вклад, закрыта зарплатная пластиковая карта и т.д.). Также возьмите в привычку раз в квартал пересматривать все папки и делать полную инвентаризацию всех документов.

  1. Храните самые важные документы в сейфе

Понятно, что среди всех документов есть более важные и менее важные. Желательно самые важные документы хранить в несгораемом сейфе или в ячейке в банке. А если к таким документам нужен регулярный доступ, то можно сделать копии этих документов и положить их в соответствующие папки, где вы уже храните другие документы.

Перечень обязанностей отдела бэк-оффис

1) Осуществляет внутренний учет сделок с ЦБ в целях управления торговыми процессами, обеспечение расчетными сделками и оформлением всей сопроводительной документации, связанной с осуществлением расчетов.

2) Все учетные документы и регистры бэк-офиса являются внутренними и ведутся в форме, установленной внутренними правилами брокерской организации в отношении количества, вида и форм документов и регистров учета.

3) Бэк-офис учитывает операции на момент их совершения.

Бухгалтерия:

1) Ведет финансовый учет с целью составления внешней налоговой и финансовой отчетности.

2) Ведет все свои учетные документы в соответствии с установленными законодательством страны стандартами ведения бухгалтерского учета.

3) Ведет учет операций по окончании расчета (в день платежа)

При этом бэк-офис и бухгалтерия осуществляют учет операций с ЦБ параллельно и независимо друг от друга, взаимодействуя друг с другом в сфере управления банковским счетом компании и периодической сверки остатков по определенным счетам двух учетных систем.

Преимущества бэк-офиса на аутсорсинге 

Пожалуй, основное преимущество работы с бэк-офисом на аутсорсе – это непрерывность всех процессов. Ведь ваш бухгалтер не уходит в отпуск, а юрист не увольняется в самый неподходящий момент. У вас не переманивают людей, а армагеддон не наступает с уходом из компании главного финансиста.

Все намного проще: есть договор с компанией, которая закрывает все нужды прибыльных подразделений бизнеса, при этом не нагружая собственника ненужными ему проблемами.

Исходя из первого пункта, становится очевидным и второе преимущество: у владельца появляется время для развития его основного дела, для креатива и воплощения идей. Вы даже не представляете, сколько сил и энергии можно высвободить, если сбросить всю рутинную «шелуху», которая неизбежно ложится на плечи собственника.

Один наш клиент когда-то сказал такую фразу: «Я, наконец, начал свободно дышать и заниматься именно тем, ради чего создавал свой бизнес». Мне кажется, что это наиболее точное описание, ведь, когда собственника бизнеса заваливает бумажная рутинная работа, у него просто нет времени заниматься тем, что он действительно любит.

Ну и еще один немаловажный момент: бэк-офис на аутсорсинге может быть более выгоден, чем штатные специалисты. Приведу пример. У вас есть бухгалтер, который обрабатывает 100 документов в месяц. Оборот увеличился, и теперь необходимо обрабатывать 150 документов. Очевидно, что вам надо брать еще одного человека, который будет загружен только частично. А работая с бэк-офисом, вы можете оплачивать только необходимый вам объем. Плюс бизнес не тратится на содержание рабочих мест, сопутствующие расходы, такие как интернет или мобильная связь, выплату премий и прочее.

Страхи 

Безусловно, начиная работать с бэк-офисом, бизнес часто испытывает определенные страхи. Например, я неоднократно слышала, что это опасно из-за возможной утечки информации. Или убеждение, что правоохранительные органы могут изъять документацию, расследуя дело по одному из клиентов. Но могу заверить, что все это исключено, если выбрать надежный бэк-офис с хорошей репутацией на рынке.

Они будут хранить тайны очень тщательно, ведь от этого зависит их имя и выживание. А наличие в команде адвокатов позволит применить принцип «двойного сейфа», ведь, чтобы обыскать такое предприятие, необходимо получать дополнительные разрешения, и обосновать такую необходимость ой как непросто.

Добавить комментарий