Аутсорсинг бухгалтерских услуг в 2022 году: что это такое простыми словами и зачем нужно. Плюсы и минуса аутсорса бухучёта. Советы по выбору опытного специалиста.

Хорошего вам настроения, уважаемые гости проекта 50baksov.ru!

Что такое Аутсорсинг бухгалтерских услуг простыми словами и актуален ли он в 2022 году?

Аутсорсинг бухгалтерских услуг представляет собой перепоручение третьим лицам, ведение бухгалтерского учета.

Такой вид услуг является очень популярным и им пользуются многие компании, так как, то очень удобно и порой является единственным выходом из ситуации для компании.

Грамотного и квалифицированного бухгалтера сегодня найти не так уж просто, а доверять ведение бухгалтерского учета на своем предприятии малоопытному и незнакомому бухгалтеру является рискованным делом.

Компании, которые предоставляют аутсорсинг бухгалтерских услуг, имеют в своем штате исключительно опытных и профессиональных бухгалтеров, которые обладают всеми необходимыми знаниями, опытом и навыками для ведения бухгалтерского учета на любом предприятии, будь то небольшая фирма или крупное предприятие.

Рынок услуг аутсорсинга бухгалтерии

Слово «аутсорсинг» образовано из двух английских слов — out sourse, которые дословно переводятся как «внешний источник», при этом в своем нынешнем значении аутсорсинг подразумевает передачу части функций и задач сторонней компании.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — передача ведения бухгалтерского учета организации сторонним специалистам. Делается это для оптимизации бизнес-процессов — компания получает возможность сконцентрироваться на основном бизнесе, снизить финансовые риски и, что немаловажно, сократить финансовые затраты.

Иногда аутсорсинг бухгалтерии путают с привлечением внештатного бухгалтера. Это в корне неверно, поскольку аутсорсинг представляет собой передачу регулярных функций, а внештатный бухгалтер в основном выполняет эпизодические задачи. В России первые компании, оказывающие услуги по профессиональному бухгалтерскому аутсорсингу, появились в начале 2000.

На заметку В США услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуется 92% компаний малого и среднего бизнеса, а в странах Западной Европы — 86%. Появление и стремительное развитие рынка услуг бухгалтерского аутсорсинга в России было вызвано необходимостью компаний с иностранным капиталом вести отчетность по международным стандартам.

На сегодняшний день услугами аутсорсинга пользуются множество организаций любых форм собственности, размера и сферы деятельности — от стартапов и малого бизнеса до крупных предприятий и компаний-нерезидентов. Если верить статистическим данным, в 2019 году почти 44% всего аутсорсинга учетных функций приходились именно на бухгалтерский аутсорсинг. В финансовом выражении этот показатель варьировался от $5 млн до $10 млн.

Согласно последнему рэнкингу в области аутсорсинга учетных функций от агентства «Эксперт РА», по сравнению с 2018 годом на этом рынке наблюдается умеренный рост — 6%, при этом суммарные доходы участников составили 8,5 млрд рублей. Наиболее существенный рост суммарной выручки наблюдается как раз в сфере аутсорсинга ведения бухгалтерского и налогового учета.

По итогам 2019 года ее прирост составил 8%, а объем — 4 млрд рублей. В условиях кризиса компании стремятся перейти на внешнее обслуживание, чтобы получить гарантированно качественный бухучет и снизить финансовые затраты. Еще один фактор, положительно влияющий на развитие бухгалтерского аутсорсинга, — постоянное усиление администрирования в сфере налогов.

Государство регулярно усложняет учет и отчетность, увеличивает штрафы даже за незначительные ошибки. Это приводит к тому, что компании и индивидуальные предприниматели стремятся снизить риски и начинают искать надежных поставщиков бухгалтерских услуг. За год практически не изменились объемы выручки в сфере аутсорсинга подготовки отчетности по российским правилам бухгалтерского учета.

Темп роста составил около 1%, а объем доходов участников обозначенного ранее рэнкинга — около 512 млн рублей. Повышенным спросом пользуется услуга по электронной сдаче отчетности в налоговую инспекцию. Что касается отраслевой структуры, то основной потребитель услуг бухгалтерского аутсорсинга — это сегмент торговли.

Именно здесь сосредоточена максимальная часть доходов аутсорсинговых компаний — 25% или 1,4 млрд рублей. Сюда входят услуги по аутсорсингу бухгалтерского и налогового учета — 908,5 млн рублей, по расчету заработной платы — 220,5 млн рублей, подготовке бухгалтерской и налоговой отчетности — 100,2 млн рублей.

На втором месте находится сектор нефтяной и нефтегазовой промышленности — 490 млн рублей. Далее следуют финансовый сектор — 330,1 млн рублей, электроэнергетика — 308,2 млн рублей, строительство — 234,6 млн рублей.

Давайте рассмотрим плюсы бухгалтерского аутсорсинга:

— нет необходимости нанимать в свой штат бухгалтера или целый отдел бухгалтерии;

— нет необходимости тратить деньги компании на обучение, курсы повышения квалификации для сотрудников-бухгалтеров;

— нет необходимости следить за изменением в законодательстве ,приобретать специализированную литературу для бухгалтеров, покупать сложное и дорогостоящее программное обеспечение;

— нет необходимости организовывать отпуск для сотрудников отдела бухгалтерии, оплачивать больничный и так далее;

— в случае ошибки бухгалтера из аутсорсинговой компании, штрафы и неустойки выплачивает компания, предоставившая такие услуги.

Но есть и некоторые недостатки:

— придется открыть некоторую конфиденциальную информацию компании, что не всегда является правильным и возможным;

— слабая возможность контролировать работу бухгалтера из аутсорсинговой компании, в отличие от контроля бухгалтеров, находящихся непосредственно на предприятии.

Однако, при наличии минусов, плюсов обращения за предоставлением таких услуг в аутсорсинговую компанию все же больше. Если у вас есть необходимость в бухгалтерских услугах, но нет возможности нанять штат бухгалтеров, то обращение в аутсорсинговую компанию будет отличным решением, которое позволит вести бухгалтерский учет вашего предприятия без особого труда и затрат.

Виды бухгалтерского аутсорсинга

Условно можно выделить четыре вида бухгалтерского аутсорсинга:

Бухгалтерское консультирование — самый простой из них, обычно применяется в том случае, когда возникает необходимость контроля деятельности штатных бухгалтеров. Кроме того, к услугам внешнего консультанта можно прибегнуть и тогда, когда учет и аудит бухгалтерской процедуры имеет определенную специфику, например проведение сделок с зарубежной компанией. Но даже если бухгалтерская деятельность в компании не вызывает вопросов, периодические консультации с опытными специалистами могут быть очень полезны, особенно в области постоянно меняющегося налогового законодательства.

Выборочный аутсорсинг. Под ним понимают передачу на аутсорсинг отдельных функций бухгалтерии: расчет заработной платы, подготовка статистической отчетности, подача налоговой декларации. При этом ряд взаимосвязанных функций выполняется компанией самостоятельно. Причиной передачи бухгалтерии на частичный аутсорсинг является желание руководителя или собственника сохранить контроль за бухгалтерскими процессами. Также услугами частичного аутсорсинга пользуются те компании, которые хотят разгрузить своих сотрудников от рутинной работы при наличии большого количества однотипных операций или планируют сократить штат бухгалтерии.

Полный аутсорсинг — это полное бухгалтерское обслуживание компании сторонней организацией. При выборе этого вида организация вполне может обойтись без штатной бухгалтерии, поскольку все ее функции возьмет на себя компания-аутсорсер.

Ведение учета от лица главного бухгалтера с предоставлением права подписи в документах бухгалтерского и налогового учета. При необходимости компания-заказчик может полностью переложить право подписи на представителя компании — аутсорсера, избавив себя от необходимости тратить время на работу с документами.

Минусом такого решения является полное отсутствие контроля над деятельностью аутсорсера. Выбор того или иного способа бухгалтерского аутсорсинга зависит от специфики деятельности компании, ее финансовых возможностей и степени готовности перейти на удаленное бухгалтерское обслуживание.

Преимущества передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Передача бухгалтерских услуг на аутсорсинг имеет ряд существенных преимуществ перед наличием штатного бухгалтера или внештатного приходящего сотрудника:

Снижение затрат на содержание бухгалтерии

Для работы даже одного штатного бухгалтера требуется оборудованное рабочее место, предполагающее наличие компьютера, телефона и другой оргтехники, покупку и установку бухгалтерских программ. При аутсорсинге у специалиста уже имеется все необходимое, включая программное обеспечение, а значит, лишних затрат не последует.

Штатный сотрудник всегда вправе рассчитывать на выплату заработной платы, независимо от его присутствия на рабочем в месте в тот или иной момент (отпуск, декрет, больничный и так далее). Кроме того, необходимо постоянно платить налоги и зарплату. Например, при заработной плате главного бухгалтера в 50 000 рублей необходимые отчисления в ПФР и ФСС составят 17 000 рублей, а налог на доходы физических лиц — еще 6500 рублей. При расходах на аутсорсинг, равных тем же 50 000 рублей, выгода очевидна, поскольку за удаленного бухгалтера платить отчисления компания не обязана.

Это делает та фирма, в которой бухгалтер числится штатным сотрудником. Еще один пункт снижения затрат — возможность вписать услуги организации-аутсорсера в расходы, НДС в этом случае принимается к вычету. Переход на аутсорсинг способен снизить затраты в среднем на 25–30%.

На заметку: Провайдеры аутсорсинговых услуг утверждают, что бухгалтерское обслуживание компании в среднем обходится в $300–400, тогда как зарплата квалифицированного бухгалтера может быть $1000–2000 и выше.

Качество услуг

Поскольку в компаниях, специализирующихся на предоставлении бухгалтерских услуг, все бизнес-процессы давно уже отработаны, то и решение как сложных, так и рутинных вопросов происходит гораздо быстрее. При этом аутсорсер предлагает своему клиенту одновременную поддержку нескольких специалистов, находящихся у него в штате: юристов, специалистов по налоговому праву и трудовому законодательству.

Для повышения качества работа специалиста, ведущего учет, контролируется и проверяется начальником отдела и аудитором внутреннего контроля. Оперативное реагирование на изменение законодательства и владение современными пакетами правовых и бухгалтерских программ также повышают качество оказываемых услуг и гарантируют правильное и своевременное оформление и ведение отчетности. Если говорить о приходящем бухгалтере, то у него, как правило, нет таких возможностей, а иногда и времени для качественного решения задач, поставленных перед ним клиентом.

Ответственность за результат

В случае передачи бухучета на аутсорсинг компания защищена положениями договора, по которому аутсорсер несет ответственность за причинение вреда при оказании бухгалтерских услуг в результате ошибок, упущений, утраты и повреждения документов, непреднамеренного нарушения законодательства. Обычно в грамотно составленном договоре всегда прописаны нюансы взаимодействия заказчика и компании-исполнителя.

Как правило, аутсорсер берет на себя все риски по возмещению ущерба от уплаты всех штрафов и пеней, наложенных налоговой инспекцией, поэтому он заинтересован в исключении любой возможности их возникновения. Компании, имеющие собственного бухгалтера, не застрахованы от уплаты штрафов и других санкций по причине его ошибок и недостаточной квалификации. То же самое касается и приходящего бухгалтера — все риски компания несет самостоятельно.

Конфиденциальность

Поскольку аутсорсер и его клиент являются бизнес-партнерами, чьи интересы должны совпадать, то между ними заключается соглашение о сохранении в тайне любой информации, полученной в связи с исполнением договора, во избежание потерь и нанесения ущерба интересам клиента. В целях обеспечения конфиденциальности могут использоваться различные варианты взаимодействия, исключающие утечку информации.

В случае с приходящим бухгалтером эта проблема является наиболее серьезной, поскольку у него нет заинтересованности в процветании и развитии конкретной фирмы. Как правило, такой бухгалтер ведет учет в нескольких организациях и есть вероятность того, что информация будет передана конкурентам.

Так или иначе, преимущества бухгалтерского аутсорсинга, особенно их экономическая составляющая, уже давно оценены ведущими мировыми компаниями. Например, у известной British Petroleum контракт на услуги аутсорсинга бухгалтерии, заключенный еще в 2002 году, действителен по сей день.

Риски аутсорсинга бухгалтерского учета

При несомненных преимуществах бухгалтерского аутсорсинга следует знать и о связанных с ним рисках:

Риск потери репутации. Он может быть связан с неудовлетворительным оказанием услуг компанией-аутсорсером.

Риск утечки информации. При передаче учетных функций сторонней организации, так или иначе, существует проблема безопасности, связанная с утратой конфиденциальности.

Операционный риск. Также может быть вызван некомпетентностью аутсорсера или использованием им несовершенных технологий. Риск снижения оперативности реагирования. В некоторых случаях возможно запоздалое реагирование на появление проблем в бухучете.

Кадровый риск. С 1 января 2019 года заемный труд бухгалтера запрещен законом, а сфера применения аутстаффинга существенно ограничена. Правомерным в настоящее время остается только классический бухгалтерский аутсорсинг. Чтобы избежать возникновения этих рисков, рекомендуется очень тщательно подходить к выбору компании-аутсорсера, а при заключении договора на обслуживание учитывать в нем все возможные нюансы.

Цены на аутсорсинг бухгалтерии

Цена на услуги аутсорсинга бухгалтерии в разных компаниях может формироваться по-разному. Наиболее распространенным способом является расчет стоимости в зависимости от системы налогообложения и количества хозяйственных операций в периоде. Обычно за расчетный период принимается один месяц

Определение примерной стоимости бухгалтерского аутсорсинга в зависимости от оборотов компании-клиента

В базовый пакет входит:

1. сопровождение 1С;
2. текущее ведение учета по всем регистрам;
3. формирование книги покупок, продаж и кассовой книги;
4. подготовка авансовых отчетов (до 10 штук в месяц);
5. кадровое делопроизводство;
6. расчет заработной платы и других вознаграждений;
7. формирование платежных поручений по налогам и запросам клиентов;
8. подготовка налоговой и бухгалтерской отчетности и ее сдача в государственные органы; защита интересов заказчика в налоговой инспекции.

При этом минимальные затраты на оплату работы штатного бухгалтера без учета расходов на интернет, оборудование рабочего места, закупку расходных материалов составят не менее 35 000 рублей плюс налоги в ПФР и ФСС 10 500 рублей (30% от заработной платы).

Преимущества от передачи бухгалтерского учета на аутсорсинг очевидны. При помощи этой услуги можно не только существенно сократить расходы, но и обеспечить компании своевременную сдачу в налоговые органы всей необходимой отчетности, тем самым избежав штрафов и других санкций.

В чем отличие бухгалтерского аутсорсинга от бухгалтерских услуг?

В отличие от разовых бухгалтерских услуг, оказываемых наемными внешними исполнителями, бухгалтерский аутсорсинг является универсальной формой сотрудничества, при которой внешняя специализированная бухгалтерская компания полностью включается в рабочие бизнес-процессы другой компании-заказчика как полноценно работающее подразделение, оставаясь при этом организационно и юридически самостоятельным.

При работе по принципу бухгалтерского аутсорсинга, компания — заказчик, вместе с передачей определенных финансовых и налоговых функций, перекладывает на аутсорсера и ответственность за результаты выполняемой работы.

Бухгалтерские услуги оказываемые наемными бухгалтерами обычно имеют эпизодический характер, связанный с разовыми услугами или не продолжительными (контрактными).

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — это стратегия на перспективу, которая влечет за собой глобальные изменения бизнес-процессов внутри компании.

Является ли привлечение внештатного бухгалтера определенным видом аутсорсинга?

Нет. Привлечение внештатного бухгалтера, нельзя относить к аутсорсингу бухгалтерии, поскольку поставщик услуг в данном случае является физическим лицом и физически не может иметь собственной серьезной базы, необходимой для обеспечения и поддержки бизнес-процессов в компании заказчика. Даже при равной нагрузке и сопоставимом качестве работы специализированные компании имеют преимущество перед профессионалами-индивидуалами.

Какие основные преимущества бухгалтерского аутсорсинга с разовым наймом внештатного бухгалтера?

• Качество обслуживания и надежность. Бухгалтерская аутсорсинговая компания обычно имеет штат квалифицированных сотрудников. Высокий уровень квалификации сотрудников компании. Взаимозаменяемость сотрудников.

• Застрахованные налоговые риски. Специализированная компания, в отличие от наемного бухгалтера, имеет возможность заключить договор об оказании профессиональных бухгалтерских услуг, нести полную финансовую и юридическую ответственности и предоставлять документально зафиксированные гарантии возмещения ущерба в случае бухгалтерских ошибок, совершенных с вины бухгалтерской аутсорсинговой компанией.

• Экономия на содержании наемного внештатного бухгалтера. Совокупные расходы на бухгалтерский аутсорсинг ниже на 40-60% чем расходы по содержанию дополнительного сотрудника в штате компании. За счет ведения нескольких компаний и более полной загрузки, затраты на ведение одной компании как минимум, в два раза меньше затрат на создание собственной бухгалтерской службы. Экономия на бухгалтерских, правовых программах, административных расходах, экономия собственного времени.

• Возможность удаленного доступа к бухгалтерии. Возможности удаленного управления банковскими счетами, программами сдачи отчетности. Большинство аутсорсинговых компаний предоставляют сервис «удаленный банк» или «сдача отчетности». Как правило, все действия выполняются на основании электронно-цифровой подписи.

• Отсутствие болезней, декретов, отпусков. Специализированная аутсорсинговая компания с штатом взаимозаменяемых сотрудников как правило гарантирует сдачу отчетности и отсутствие штрафных санкций вне зависимости от личных ситуаций сотрудников.

Сейчас уже смело можно констатировать доказанный факт — аутсорсинг бухгалтерских услуг является одним из самых перспективных и востребованных направлений аутсорсинга бизнес — процессов во всех странах СНГ.

Доверьте свой учет профессионалам, ведь для достижения наивысшего результата каждый должен делать только то, что он умеет лучше других!

Аутсорсинг бухгалтерских услуг: быть или не быть?

Уровень доверия к услугам аутсорсинга за все эти годы заметно вырос. Хотя и по сей день существует множество мифов, которые, пусть даже частично, хотелось бы развеять.

МИФ 1: Содержание штатного работника выгоднее, чем аутсорсинг

Лишь на первый взгляд кажется, что стоимость аутсорсинга бухгалтерских услуг больше, нежели содержание штатного работника. Если включить в расчет стоимость накладных расходов, связанных с содержанием бухгалтера, плюс различные дополнительные расходы, например, отпускные, расходы, связанные с поиском бухгалтера, наймом и увольнением, и т.д., а также учесть нематериальные преимущества, которые компания получает от поставщика аутсорсинговых услуг, а именно: доступ к квалифицированному онлайн-консультированию, внутренний контроль качества, а также гарантия ответственности за качество предоставляемой работы, в большинстве случаев аутсорсинг окажется суммарно выгоднее и эффективнее.

Один из основных стоимостных параметров это, на мой взгляд, цена бухгалтерской ошибки, за которую в одном случае несет ответственность аутсорсинговый оператор, а в другом – физическое лицо, ответственность которого лимитирована административным штрафом. Особенно хорошо эту разницу в стоимости понимают иностранные компании, выходящие на рынок, для которых цена ошибки может оказаться слишком высокой на старте.

МИФ 2: Конфиденциальность данных может быть утрачена

Многие компании опасаются утечки конфиденциальной информации из-за передачи доступа к финансовой и бухгалтерской информации. А если же говорить об аутсорсинге расчета ЗП, то боязнь заключается в разрешении доступа к персональным данным сотрудников.

На самом же деле, аутсорсинговая компания заключает договор, в котором имеется пункт о неразглашении конфиденциальной информации, и, соответственно, предпринимает системные усилия для обеспечения конфиденциальности.

Что же касается процесса расчета ЗП, то компания-клиент не только существенно сужает круг лиц, посвященных в размеры окладов работников, вынося эту информацию за территорию офиса, но и получает определенную гарантию: тот же договор о конфиденциальности, в котором вся финансовая ответственность за ее нарушение ложится на плечи провайдера.

МИФ 3: Крупным компаниям нет смысла передавать бухгалтерию на аутсорсинг, потому что теряется контроль и уменьшается оперативность обмена информацией

Если говорить об оперативности, то провайдер аутсорсинговых услуг владеет всеми современными технологиями. Ведь многие провайдеры в комплексе с бухгалтерскими услугами предоставляют услуги IT консалтинга, что гарантирует оптимизацию бизнес-процессов.

Провайдер, как правило, оказывает онлайн- консультации по налогообложению, общается с проверяющими службами, проводит комплексную автоматизацию учета и т.д. Это в свою очередь дает возможность руководству компании сосредоточиться на развитии бизнеса, а не отвлекаться на вопросы организации работы бэк-офиса. Работая с крупной компанией, провайдер инвестирует в оптимизацию процессов компании-клиента, чтобы добиться оптимальной стоимости услуги для него.

Основной выгодой при использовании аутсорсинга бухгалтерии (бухгалтерский аутсорсинг) является возможность использовать высокопрофессиональный опыт аудиторской фирмы, накопленный при решении аналогичных задач, и постоянный доступ к инновационным технологиям и новым знаниям.

Бухгалтерское сопровождение позволяет не только снизить налоговые риски, но и сократить расходы на обучение и развитие бухгалтерского персонала, подбор бухгалтеров, управление сектором бухгалтерии, аренду, оборудование, приобретение и поддержку бухгалтерских и офисных программ, и дает возможность руководству компаний полностью сосредоточиться на развитии своей компании.

Более того, бухгалтерское сопровождение независимой аудиторской фирмой предоставляет ряд дополнительных преимуществ, а именно:

• налоговая и бухгалтерская отчетность формируется опытными бухгалтерами и находится под постоянным контролем аудиторов;
• аудиторская фирма берет на себя ответственность за правильность расчета налогов и сборов и своевременность подачи налоговой и бухгалтерской отчетности;
• у наших бухгалтеров отсутствует личная заинтересованность, что исключает возможные махинации и мошенничество;
• интересы компании, в случае налоговых проверок, будут представлять наши опытные налоговые консультанты и бухгалтеры;
• клиент получает квалифицированные бухгалтерские и налоговые консультации специалистов нашей фирмы;
• наши специалисты всегда информируют клиента о возникновении негативных последствий при проведении той или иной хозяйственной операции;
• налоговый и бухгалтерский учет компании не зависит от болезней и увольнения сотрудников, ответственных за ведение бухгалтерского учета.

Бухгалтерское сопровождение (аутсорсинг бухгалтерии)  может включать в себя:

• прием, контроль, учет и обработка первичных бухгалтерских документов;
• ведение бухгалтерского учета основных средств, товарно-материальных ценностей, затрат и расходов компании согласно национальных стандартов либо в соответствии с МСФО;
• подготовка банковских платежей;
• расчет и начисление заработной платы;
• обработка первичных бухгалтерских документов по расчетам с поставщиками;
• выписка счетов, контроль цен, оплат и доходов компании (по договоренности);
• начисление налогов и других обязательных сборов и платежей;
• составление налоговой отчетности согласно законодательства Украины;
• подготовка финансовой (бухгалтерской) и статистической отчетности по украинским стандартам;
• подготовка управленческой и финансовой отчетности в соответствии с МСФО;
• текущее консультирование руководства компании по бухгалтерским и налоговым вопросам;
• представление интересов компании в налоговых органах Украины;
• предоставление прочих бухгалтерских услуг в соответствии с заключенным договором, исходя из потребностей компании.

Как правильно выбрать аутсорсинговую компанию

Также, дабы предостеречь вас от неудачного опыта сотрудничества с аутсорсинговыми компаниями, хотелось бы выделить те пункты, на которые стоит обратить внимание при их выборе:

• потенциальный провайдер должен обладать необходимым опытом и компетенцией;
• должен быть открытым к предоставлению рекомендаций своих клиентов, независимых сертификатов качества и других документов, подтверждающих качество услуг и его репутацию;
• прозрачность — все рабочие процессы и документооборот должны быть поняты обеими сторонами и регламентированы в договоре.

Процесс выбора занимает время и это факт, но это время – взаимная инвестиция в успех проекта.